Zeitmanagement: So bauen Sie Zeitfallen ab
In einer Zeitfalle versickert Ihre Zeit, ohne dass Sie es wollen. Zu lange Besprechungen, zu viel Unvorhergesehenes, zu viel Smalltalk zwischendurch und zu vieles, was Sie immer wieder von Neuem anfassen, ohne es fertig zu stellen - all das kann Ihr Zeitmanagement durcheinander bringen.
Zeitfalle 1: Ablenkung
Ein unangemeldeter Besuch oder ein Anruf Anrufe oder Kolleginnen und Kollegen, die gerade jetzt eine private Angelegenheit zum Besten geben wollen: Wer sich ablenken lässt, scheitert möglicherweise an der rechtzeitigen Erledigung seiner Aufgabe. Deshalb: Lehnen Sie es entschlossen ab, sich unterbrechen zu lassen. Das muss nicht unfreundlich wirken. "Können wir das später besprechen? Ich rufe zurück, denn ich bin gerade sehr beschäftigt." Das wird jeder verstehen. Wenn sich eine Ablenkung nicht vermeiden lässt, kehren Sie anschließend wieder zu Ihrer vorherigen Tätigkeit zurück.
Zeitfalle 2: Aufschieben
Briefe, E-Mails, Formulare: Entscheiden Sie gleich, was damit zu tun ist, und lassen Sie gar nicht erst den großen Papierberg mit ungeregelten Vorgängen anwachsen. Schieben Sie auch große und zeitintensive Aufgaben nicht vor sich her, sondern beginnen Sie zügig mit der Erledigung. Die Grundregel heißt: Wichtiges zuerst. Und planen Sie Ihre Arbeit, am besten schriftlich, und halten Sie sich daran.
Konflikte lösen
Zeitfalle 3: Schlechte Organisation
Wer schlecht organisiert ist, keine Ordnung hält und vor Arbeitsbeginn zunächst das Chaos glätten muss, kann viel Zeit verlieren. Zu einer schlechten Organisation trägt auch bei, wenn Sie Ihre Aufgaben nicht aufschreiben, keine Pläne machen, keine Prioritäten setzen oder sich mit Aufgaben überfrachten, weil Sie nicht "Nein" sagen können.
Die Zeitanalyse schafft Abhilfe
Wo geht die Zeit hin? Für Ihre persönliche Zeitanalyse notieren Sie ein bis zwei Wochen lang regelmäßig - am besten stündlich -, was Sie gerade tun und wie viel Zeit Sie dafür benötigen. Schreiben Sie alles auf, denn nichts, was Zeit braucht, ist unwichtig - auch nicht das Waschen, Anziehen und Frühstücken.
Nach ein bis zwei Wochen schauen Sie sich Ihre Liste genauer an. Fassen Sie die verschiedenen Tätigkeiten zu Kategorien zusammen. Zum Beispiel:
- Essen
- Körperpflege
- Berufliche Fahrzeiten
- Einkäufe
- Gespräche mit Kollegen oder Kolleginnen
- Konzeptionelle Arbeit im Büro
- Hausarbeit
- Spielen mit den Kindern
- Zusammensein mit Freunden oder Familie
- Fernsehen
Nun zählen Sie zusammen, wie viel Zeit Sie pro Woche insgesamt für die jeweilige Kategorie benötigt haben. Wie viel Zeit haben Sie für Freunde und Familie? Wie oft gehen Sie Hobbys nach? Welchen Anteil nimmt Ihre Arbeit ein? Wie viel Erholung gönnen Sie sich?
Prüfen Sie zum Beispiel:
- Gibt es Tätigkeiten, die zu viel oder zu wenig Zeit in Anspruch nehmen?
- Gibt es über den Tag "verschwendete" Stunden?
- Stimmt das Verhältnis von Arbeitsphasen, Pausen und Freizeit zueinander?
Vielleicht merken Sie bei einer solchen Analyse, dass Ihnen Zeit für die Dinge fehlt, die Ihnen wirklich wichtig sind. Dann überlegen Sie, ob Sie das nicht ändern können. Zum Beispiel mit einer sinnvollen Tagesplanung, einem neuen Ordnungssystem für Ihren Schreibtisch oder mit ein paar netten Sätzen, mit denen Sie ein "Nein" freundlich verpacken.