Mögliche Kosten­falle für Arbeit­ge­ber: Wenn Mitar­bei­tende im Ausland erkranken

Als "entsendet" im Sinne der Sozialversicherung gelten gesetzlich krankenversicherte Mitarbeitende auch, wenn sie nur für einen Tag im Ausland für den Arbeitgeber tätig sind. 

Wann ist es eine Dienstreise und wann eine Entsendung?

Das Sozialgesetzbuch unterscheidet dabei nicht zwischen Geschäfts- oder Dienstreisen, kurz-, mittel- oder langfristig entsandten Mitarbeitern. Die Unterscheidung zwischen Dienstreise und Entsendung ist nur für das Arbeitsrecht relevant. 

Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel " Dienstreise und Entsendung - wo ist der Unterschied?". 

Wer zahlt, wenn Mitarbeitende im Ausland krank werden?

Im deutschen Sozialgesetzbuch heißt es in § 17 SGB V : 

"Mitglieder, die im Ausland beschäftigt sind und während dieser Beschäftigung erkranken oder bei denen Leistungen bei Schwangerschaften erforderlich sind, erhalten die ihnen nach diesem Kapitel zustehenden Leistungen von ihrem Arbeitgeber."

Zudem müssen Arbeitgeber laut Sozialgesetz auch für medizinische Leistungen für Familienangehörige und Familienangehörige in Elternzeit aufkommen, wenn diese gesetzlich versichert sind. 

"Wenn der Ehemann und die zwei Kinder die ins Ausland entsandte Ehefrau und Mutter begleiten und dann dort erkranken, muss der Unternehmer ebenfalls für ihre Behandlung vor Ort aufkommen", gibt Jürgen Heidenreich, Fachjournalist und TK-Podcaster von "Global gesprochen", zu bedenken. Der Arbeitgeber übernimmt dann sozusagen die Verpflichtungen einer Krankenversicherung.

Die Verantwortung des Arbeitgebers nach § 17 SGB V:

• Der Arbeitgeber ist für alle Mitarbeitenden, die für ihn im Ausland tätig werden, in der Leistungspflicht.
• Der Arbeitgeber haftet für die Kosten für die entsandten Beschäftigten und deren Familienangehörige.
• Der Arbeitgeber trägt damit ein hohes Kostenrisiko.

Was muss im Krankheitsfall von den Mitarbeitenden im Ausland verlangt werden? 

Wenn ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin im Ausland ernsthaft erkrankt, muss er oder sie alle medizinischen Diagnosen, Befunde, Rechnungen und Rezepte sammeln. Für medizinische Kosten tritt er oder sie in der Regel in Vorkasse. 

Nach der Behandlung müssen alle medizinischen Unterlagen bei der Personalabteilung oder im Travelmanagement vorgelegt werden. Das heißt:  

• Alle Diagnosen, Befunde und Rechnungen müssen eingereicht werden. 
• Die Unterlagen sollten nach Möglichkeit ungeschwärzt vorliegen. Aus Datenschutzgründen dürfen die Diagnosen und Befunde von den Beschäftigten geschwärzt werden, dann kann die Krankenkasse aber keine Abrechnung und Erstattung vornehmen. 
• Die verauslagten Krankheitskosten müssen Arbeitgeber in jedem Fall an ihre Beschäftigten zurückzahlen.

Die gesetzliche Krankenversicherung übernimmt nicht immer alle entstandenen Kosten. Die Krankenkasse erstattet dem Arbeitgeber nur die Kosten, die bei einer vergleichbaren Behandlung in Deutschland angefallen wären.

Restkosten- und Auslandsversicherung können sich lohnen

"Es kann daher ein Restbetrag in nicht unerheblicher Höhe entstehen, für den nach dem Sozialgesetzbuch dann allein der Unternehmer aufkommen muss", erläutert Jürgen Heidenreich. Zum Beispiel können allein schon durch die medizinische Rückführung erkrankter Mitarbeitender hohe Summen entstehen.

Wichtig zu wissen: Die deutsche Krankenkasse kann dem Arbeitgeber diese Kosten nicht erstatten, weil es keine Leistung der gesetzlichen Krankenversicherung ist und somit allein der Arbeitgeber dafür in der Pflicht steht. 

"Um nun das Risiko als Arbeitgeber für diese Restkosten zu mindern, empfiehlt es sich, auf jeden Fall eine Auslandskrankenversicherung abzuschließen - zum Beispiel bei PassportCard, einer internationalen Krankenversicherung für Mitarbeitende im Ausland", erläutert der Experte.

"Die PassportCard funktioniert ähnlich wie eine Kreditkarte. Mit ihr entfällt für den Arbeitgeber zudem der lästige Papierkram", führt Heidenreich aus. Erkrankte Mitarbeitende können damit ihre Behandlungen direkt vor Ort begleichen. In Vorkasse zu treten, ist nicht mehr nötig. Und auch das Einreichen von Belegen entfällt, da die Karte vorab mit einer entsprechenden Summe aufgeladen wurde. 

Weitere Infos

• Wer kommt für die Kosten auf, wenn Mitarbeitende auf einer Dienstreise oder im Auslandseinsatz krank werden? Mehr dazu in unserem Artikel.
• Im TK-Podcast für internationale Beschäftigung vom 15. August 2023: "Kostenrisiko Arbeitgeberhaftung bei Krankheit."