Geschäftsreise und Entsendung - wo ist der Unterschied?

Wenn Mitarbeitende für ein Jahr ins Ausland gehen, ist dies eine Entsendung. Aber gilt dies auch für einen kurzen Geschäftsbesuch im Nachbarland? Und was gilt bei Sozialversicherung und Steuer?

In Kürze vorab: Das Sozialversicherungsrecht kennt den Begriff Geschäftsreisen nicht, das Steuerrecht dagegen schon.

Geschäftsreisen und Entsendungen im SV-Recht

Grundsätzlich gilt im Sozialversicherungsrecht: Jede Geschäftsreise ins Ausland ist eine Entsendung - auch wenn sie nur ganz kurz ist.

Voraussetzungen dafür sind:

Entsendete reisen auf Weisung ihres inländischen Arbeitgebers.
Die Beschäftigten arbeiten für einen in Deutschland ansässigen Arbeitgeber.
Die Entsendung erfolgt innerhalb eines inländischen Beschäftigungsverhältnisses.
Die Entsendung ist im Voraus befristet (innerhalb der EU, EWR-Staaten und der Schweiz grundsätzlich auf 24 Monate).
Andere Entsendete werden nicht unmittelbar abgelöst.

Bei einer Entsendung gilt im Ausland weiterhin deutsches Sozialversicherungsrecht.

Das bedeutet: deutsches Recht strahlt aus ( Ausstrahlung ).

Mehr Infos zur Entsendung und Ausstrahlung finden Sie in unserem ausführlichen Beratungsblatt Beschäftigung im Ausland (PDF, 748 kB) .

Sind Zusatzversicherungen im Ausland notwendig?

In der Regel müssen sich Beschäftigte nicht zusätzlich im Ausland versichern. In einem vertragslosen Drittstaat kann es allerdings zu einer Doppelversicherung kommen.
Es gilt Folgendes:

Wo?	Was gilt?
Innerhalb der EU	In der EU gilt im Falle der Ausstrahlung immer deutsches SV-Recht. Beschäftigte müssen sich nicht zusätzlich im Ausland versichern.
Außerhalb der EU	Deutschland hat bilaterale Abkommen mit verschiedenen Ländern außerhalb der EU abgeschlossen. Eine Übersicht finden Sie in unserem Artikel zu Sozialversicherungsabkommen . Durch diese SV-Abkommen sind Beschäftigte bei einer Ausstrahlung deutschen Rechts nicht dazu verpflichtet, sich im Ausland zu versichern.
Vertragsloses Ausland	Im vertragslosen Ausland kann es dazu kommen, dass Entsendete sich doppelt versichern müssen. Bei Ländern mit Versicherungspflicht müssen die Beschäftigten sich dann im Falle einer Ausstrahlung im Ausland und im Heimatland versichern.

Entsendungen beim SV-Träger melden: A1-Bescheinigung

Arbeitgeber müssen Entsendungen von Beschäftigten beim zuständigen Sozialversicherungsträger melden.

Innerhalb der EU, des EWR, der Schweiz und im Vereinigten Königreich beantragen Arbeitgeber dafür vor der Entsendung elektronisch eine A1-Bescheinigung - das können Sie z. B. über das SV-Meldeportal tun.

Mit der A1-Bescheinigung weisen Beschäftigte nach, dass sie über ihr Heimatland versichert sind. A1-Bescheinigungen gelten grundsätzlich für die Dauer des Einsatzes im Ausland, maximal 24 Monate lang.

Schritt für Schritt zum Antrag

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Beantragung der A1-Bescheinigung finden Sie in unserer Anleitung für das SV-Meldeportal .

A1 auch bei kurzen Geschäftsreisen?

Die A1-Bescheinigung wird auch für kurze grenzüberschreitende Tätigkeiten gebraucht. Beschäftigte müssen die Bescheinigung mitführen und bei Kontrollen im Einsatzland vorlegen können - z. B. bei einer Teilnahme an Konferenzen oder Seminaren. Auch wenn sie nur für ein halbstündiges Gespräch über die Grenze - zum Beispiel in die Niederlande - fahren, muss der Arbeitgeber vorab eine A1-Bescheinigung beantragt werden. Fehlt die Bescheinigung, können Strafen verhängt werden.

Hinweis: Am 16. Juli 2024 veröffentlichte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales ein aktualisiertes Merkblatt zur A1-Bescheingung. Darin steht, dass es zweckmäßig sein kann, bei kurzfristig anberaumten oder kurzzeitigen Entsendungen bis zu einer Woche keine Bescheinigung zu beantragen. Diese Aussage ist umstritten. Prüfen Sie daher, wie die Mitnahme der A1-Bescheinigung im jeweiligen Entsendeland geregelt ist.

Längere Aufenthalte im Ausland

Bei längeren Aufenthalten im Ausland können Sie unter bestimmten Voraussetzungen eine Ausnahmevereinbarung beantragen, damit das deutsche Sozialversicherungsrecht weiter gilt. Wird diese erteilt, kann die Person auch für einen längeren Zeitraum (grundsätzlich bis zu 5 Jahre) - in Deutschland versichert bleiben.

So beantragen Sie die Ausnahmevereinbarung

Die Online-Antrag für die Ausnahmevereinbarung stellen Sie bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland (DVKA). Für längere Entsendungen im europäischen Raum gilt auch dafür ein elektronisches Verfahren.

Für Entsendungen in Abkommensstaaten sind herkömmliche Anträge in Papierform nötig. Weitere Infos zum Antrag finden Sie auf der Seite der DVKA.

Geschäftsreisen und Entsendungen im Steuerrecht

Das Steuerrecht unterscheidet zwischen Geschäftsreise und Entsendung: Der Zweck einer Geschäftsreise besteht in einer kurzzeitigen Projektsteuerung oder -realisierung vor Ort. Steuerrechtlich unproblematisch ist die Geschäftsreise in der Regel dann, wenn sie nicht länger als 3 Monate dauert. In diesem Zeitraum dürfen Beschäftigte beispielsweise Verpflegungspauschalen steuerfrei von ihrem Arbeitgeber beziehen.

Einkommenssteuer - die 183-Tage Regel

In der Regel gilt: Wer während einer Entsendung und in einem Zeitraum von 12 Monaten nicht länger als 183 Tage im Ausland arbeitet, zahlt seine Steuern in Deutschland.

Dauert die Entsendung länger als 183 Tage? Dann zahlen Beschäftigte ihre Einkommenssteuer normalerweise im Beschäftigungsstaat.

Weitere Infos zur Regelung lesen Sie in unserem Artikel Mobile Arbeit im Ausland: Was ist rechtlich zu beachten? .

Einkommenssteuer - das Doppelbesteuerungsabkommen

Deutschland hat mit allen EU-Staaten sowie weiteren Ländern im Ausland Doppelbesteuerungsabkommen ( DBA ) abgeschlossen. Diese sorgen dafür, dass Beschäftigte nicht im Heimatstaat und Ausland doppelt Steuern zahlen müssen. In den Abkommen ist auch geregelt, wie genau die 183 Tage berechnet werden. Eine Liste der Länder finden Sie auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen.

Einkommenssteuer im vertragslosen Ausland

Wenn Arbeitgeber ihre Beschäftigten ins vertragslose Ausland entsenden, bleiben die Entsendeten in der Regel in Deutschland steuerpflichtig. Allerdings hat der ausländische Staat eventuell ebenfalls das Recht, das Einkommen zu besteuern. Ergebnis: Doppelbesteuerung.

Tipp: Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, mögliche Doppelbelastungen ihrer Mitarbeitenden zu minimieren beziehungsweise auszugleichen. Sie können beispielsweise Steuerlasten übernehmen, bei der Steuererklärung unterstützen oder die Gehaltsabrechnung anpassen.

Weitere Infos

Bei TK-Lex finden Sie einen Überblick über arbeits- und steuerrechtliche Regeln bei Entsendungen und außerdem noch ein praktisches Prüfschema zur Ausstrahlung .
In unserer Länderübersicht von A bis Z haben wir zusammengestellt, was Arbeitgeber bei Entsendungen beachten müssen.