Fehlende A1-Bescheinigung - und jetzt?
Einer Entsendung gehen meist intensive Planungen voraus. Aber was passiert, wenn die A1-Bescheinigung vergessen wurde? Das verrät Omer Dotou, Leiter Unternehmensberatung und internationale Mitarbeiterentsendung beim BDAE, im Interview.
Folgendes Szenario: Ein Arbeitgeber hat vergessen, für seine Mitarbeiterin, die er spontan entsendet, eine A1-Bescheinigung zu beantragen. Was passiert jetzt?
Auf jeden Fall muss mit Strafen gerechnet werden. Wird während einer Geschäftsreise oder Entsendung innerhalb der EU, des EW-Raums und in der Schweiz eine Kontrolle durchgeführt? Dann wird grundsätzlich nicht nur die Vorlage bzw. das Mitführen der A1-Bescheinigung geprüft. Außerdem wird kontrolliert, ob sämtliche Vorgaben der EU-Entsenderichtlinien bei Entsendungen eingehalten werden.
Welche Vorgaben können das sein?
Bei einer meldepflichtigen Geschäftsreise muss zum Beispiel die Meldebestätigung zusätzlich zur A1-Bescheinigung vorlegt werden. Auch die Arbeits- und Ruhezeiten müssen eingehalten werden.
Mit welchen Konsequenzen müssen Arbeitgeber bei fehlender A1-Bescheinigung rechnen?
Arbeitgebern droht bei Nichteinhaltung aller festgesetzten Verpflichtungen - wie der fehlenden A1-Bescheinigung - Sanktionen und Geldbußen.
Wie hoch diese Geldbuße ist, hängt von der Anzahl und Häufigkeit der Verstöße ab. In Italien wird z. B. die Nichtanmeldung einer Entsendung mit einer Geldbuße von 180 bis 600 EUR pro entsendeten Beschäftigten bestraft. Und werden keine Ansprechpartner genannt, fallen Geldbußen von 2.400 bis 7.200 EUR an.
Was droht ihren Beschäftigten?
Haben ihre entsendeten Beschäftigten keine A1-Bescheinigung, kann das dazu führen, dass sie die Arbeit sofort niederlegen müssen und keinen Zutritt zum ausländischen Arbeitsgelände erhalten.
Was, wenn zwar eine A1-Bescheinigung ausgestellt wurde, sie aber bei der Kontrolle fehlt?
In diesem Fall kann die A1-Bescheinigung im Anhörungsverfahren nachgereicht werden. Häufig sehen die Kontrollbehörden dann von einer Sanktion ab.
Mit dem Inkrafttreten der novellierten EU-Entsenderichtlinie achten die EU-Länder jedoch vermehrt auf die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Anforderungen bei Geschäftsreisen und Entsendungen. Daher ist es wichtig, dass Entsendete ihre Unterlagen vollständig mit sich tragen.
Und wenn die Entsendung so kurzfristig ist, dass die A1-Bescheinigung noch nicht da ist?
Sind die gesetzlichen Vorgaben einer Entsendung erfüllt, gilt das deutsche Sozialversicherungsrecht - auch wenn die A1-Bescheinigung noch nicht ausgestellt ist. Allerdings kann es in einigen Ländern und in bestimmten Branchen passieren, dass das Fehlen einer A1-Bescheinigung geahndet wird.
Seit 2020 können Arbeitgeber in solchen Fällen die Antragsbestätigung ausdrucken und dem Beschäftigten mitgeben. Diese Bestätigung erhalten Sie sofort, wenn Sie den A1-Antrag stellen.
Wie lange muss die A1-Bescheinigung aufbewahrt werden?
Die A1-Bescheinigung muss vom Arbeitgeber bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufbewahrt werden, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt (§ 28 f. und § 28p SGB IV), sofern sie in den geprüften Jahren ausgestellt wurde.
Ein Beispiel: Die A1-Bescheinigung ist von 2016, die letzte Prüfung war 2018 für die Jahre 2014 bis 2017. Dann musste die A1-Bescheinigung bis Ende 2019 aufbewahrt werden.
So sieht es das Gesetz vor - was empfehlen Sie, Herr Dotou?
Da die A1-Bescheinigung zu den Entgeltunterlagen gehört, die nach der Beitragsverfahrensordnung zur Berechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags relevant sind (§ 8 BVV), würde ich vorschlagen, sie 10 Jahre aufzubewahren. Es können Kontrollen aus dem Ausland gemacht werden und somit sind diese Unterlagen für rückwirkende Zeiträume wichtig.
Was passiert bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht?
Auch bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten können Geldbußen anfallen. Die Strafe liegt pro entsendeter Person zwischen 600 und 3.600 EUR.
Sie möchten mehr wissen?
Die wichtigsten Fragen und Antworten zur A1-Bescheinigung finden Sie in unseren FAQ .