Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
Mindestens alle vier Jahre ist es wieder so weit: Dann prüfen die Träger der Rentenversicherung, ob Sie als Arbeitgeber Ihre Melde- und Beitragspflichten beim Gesamtsozialversicherungsbeitrag und bei den Umlagen ordnungsgemäß erfüllt haben. Dafür wurde ein Online-Verfahren eingeführt, das bereits seit 2023 verpflichtend ist.
Die Rentenversicherungsträger prüfen regelmäßig, ob Betriebe ihre Melde- und Beitragspflichten korrekt erfüllen und ob sie die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz richtig gezahlt haben. Finden die RV-Träger dabei Fehler, kann es zu Nachzahlungsforderungen kommen. Im Jahr 2021 wurden im Rahmen von Betriebsprüfungen insgesamt rund 681 Millionen Euro an Gesamtsozialversicherungsbeiträgen nacherhoben.
Betriebsprüfungen bedeuteten bisher also einen hohen Aufwand an Papierunterlagen. Mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euPB) soll sich das ändern. Wir haben Antworten auf die wichtigsten Fragen zusammengestellt
Was ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)?
Die euBP ist bereits seit 2023 verpflichtend. Die Idee des neuen Verfahrens: Durch die digitale Unterstützung soll sich für alle Beteiligten der Aufwand bei der Betriebsprüfung verringern. Denn die euBP kann im besten Fall die Prüfung von Unterlagen vor Ort reduzieren oder ganz überflüssig machen - im Gegensatz zur bisherigen Betriebsprüfung, bei der Prüferinnen und Prüfer den Betrieb in jedem Fall aufsuchen mussten.
Was ist im Übergangszeitraum geregelt und wie lange dauert er?
Die für die Prüfung erforderlichen Daten müssen Sie seit 1. Januar 2023 über ein entsprechendes Entgeltabrechnungsprogramm übermitteln.
Für Daten aus der Finanzbuchhaltung gibt es einen Übergangszeitraum: Bis Ende 2024 kann noch der herkömmliche Weg genutzt werden. Ab 2025 ist auch hier die elektronische Übermittlung verpflichtend. Der Übergangszeitraum wurde geschaffen, damit die Software-Anbieter genügend Zeit haben, die Entgeltabrechnungsprogramme anzupassen.
Bei Bedarf können Arbeitgeber für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 den herkömmlichen Weg nutzen. Dafür müssen sie einen formlosen Antrag mit ihrer Betriebsnummer an den zuständigen Rentenversicherungsträger schicken. Mehr dazu finden Sie auf der Seite der DRV in den FAQ.
Wie läuft die euBP ab?
Mit dem elektronischen Verfahren werden die prüfrelevanten Daten aus dem Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm an die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung (DRV) übermittelt. Die elektronisch bereitgestellten Unterlagen werden dann durch die Betriebsprüfer virtuell geprüft. Wenn die Prüfung mit den übermittelten Daten abgeschlossen werden kann, ist der Besuch vor Ort nicht mehr nötig.
Welche Unterlagen sind notwendig?
Diese Unterlagen müssen bei der euBP übermittelt werden:
- Relevante Entgeltdaten aus der Entgeltbuchhaltung wie Stammdaten der Beschäftigten
- Inhalte der Beitragsnachweise
- Lohndaten der Beschäftigten
Wo finde ich die Grundsätze und die Verfahrensbeschreibung?
Alle Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung und die dazu gehörenden Anlagen (Datensatzbeschreibungen und Verfahrensbeschreibung) finden Sie auf der Seite der Deutschen Rentenversicherung - dort unter dem Punkt "Allgemeines - Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die euBP".
Wie geschützt/sicher ist das Verfahren?
Die prüfrelevanten Arbeitgeberdaten werden in einem gesicherten und zertifizierten Online-Verfahren, dem sogenannten eXTra-Verfahren, bereitgestellt. Dabei handelt es sich um ein einheitliches, XML-basiertes Transportverfahren, welches zum Beispiel bei der Sofortmeldung innerhalb der Sozialversicherung angewandt wird.
Wie wird das Ergebnis der Betriebsprüfung übermittelt?
Das Ergebnis der Betriebsprüfung kann dem Arbeitgeber auf Wunsch elektronisch zugestellt werden ( § 7 BVV - Beitragsverfahrensverordnung).
Das Prüfergebnis wird weiterhin per Post versandt. Maßgebend für die ordnungsgemäße Zustellung sowie für den Zeitpunkt der Zustellung ist der postalische Versand. Die rechtlichen Konsequenzen orientieren sich damit nach wie vor an den körperlich - also per Post - versandten Prüfergebnissen.
Wie müssen die Entgeltunterlagen geführt werden?
Die Entgeltunterlagen führen Arbeitgeber regelmäßig in elektronischer Form. Die Prüfung kann jedoch auch Dokumente umfassen, die nicht direkt aus den Entgeltabrechnungsprogrammen stammen. Mehr zur Übermittlung solcher Dateien finden Sie bei TK-Lex unter dem Eintrag "euBP: Übermittlung der ergänzenden Entgeltunterlagen".
Unser Tipp: Webinar-Mitschnitt "Gut vorbereitet durch die Betriebsprüfung"
Spätestens alle vier Jahre steht die nächste Betriebsprüfung an. Dabei wird insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und Meldungen zur Sozialversicherung kontrolliert. Auch die Unfallversicherung und Künstlersozialabgabe können Teil der Betriebsprüfung sein.
Wir haben dazu ein Webinar mit unserem Kooperationspartner HAUFE konzipiert. Eine Betriebsprüferin der Deutschen Rentenversicherung gibt einen Überblick über Ihre Rechte und Pflichten und hilft Ihnen, sich auf eine Betriebsprüfung richtig vorzubereiten. Außerdem gibt sie Tipps, wie Sie Einfluss auf den Ablauf und die Dauer der Betriebsprüfung nehmen können. Das Webinar haben wir aufgezeichnet. Sie können sich das Video jederzeit in unserer Mediathek ansehen. Das Video ist in Kapitel unterteilt, damit Sie die für Sie interessanten Themen direkt ansteuern können.
Webinar-Mitschnitt ansehen
Schauen Sie einfach mal rein. Das Video zur "Gut vorbereitet durch die Betriebsprüfung" finden Sie hier:
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Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der nächsten Betriebsprüfung!