SV-Wissen: Was Arbeitgeber zur Verrechnung von zu viel gezahlten SV-Beiträgen wissen müssen

Immer wieder kommt es vor, dass Arbeitgeber Entgeltzahlungen rückwirkend korrigieren müssen. Wurden dabei zu hohe Sozialversicherungsbeiträge gezahlt, kann eine Verrechnung die Lösung sein. Dabei ist jedoch einiges zu beachten.

Wenn Beiträge zu Unrecht gezahlt wurden, können Arbeitgeber diese mit künftigen Beitragsansprüchen aufrechnen. Der Prozess heißt in der Sozialversicherung Verrechnung und ist bei der monatlichen Entgeltabrechnung ein ganz normaler Vorgang. In der Regel erfolgt er über die Lohnabrechnungsprogramme, meist gibt es dabei keine Probleme.

Allerdings müssen Arbeitgeber dabej die Vorgaben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung beachten: In den "Gemeinsamen Grundsätzen für die Verrechnung und Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge aus einer Beschäftigung" (Erstattungsgrundsätze) ist beschrieben, wie sich Arbeitgeber im Fall einer Beitragsüberzahlung verhalten sollten. Denn: Bei unzulässiger Verrechnung können Rückzahlungen drohen.

Was ist besser: Erstattung oder Verrechnung?

Die Entscheidung liegt beim Arbeitgeber: Er kann zu Unrecht gezahlte Beiträge

mit der laufenden Beitragszahlung an die Einzugsstelle verrechnen oder
mit einem Erstattungsantrag schriftlich bei der Einzugsstelle zurückfordern.

Der Antrag auf Erstattung ist etwas aufwendiger, denn er muss zusammen mit dem oder der betroffenen Beschäftigten erfolgen.

Die Verrechnung ist für Arbeitgeber weniger aufwendig, weil sie in der Regel automatisch über die Entgeltabrechnungssoftware erfolgt. Dafür ist sie nur innerhalb bestimmter Fristen möglich.

Verrechnung - welche Möglichkeiten gibt es?

Nach den Beitragsnachweis-Grundsätzen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung gilt: Überzahlte Beiträge aus Vormonaten können grundsätzlich im laufenden Monat abgesetzt werden.

Möglichkeit 1: Differenz ausweisen

Dafür wird im Beitragsnachweis (Datensatz) die Differenz zwischen den zu zahlenden Beiträgen und der Überzahlung der Vormonate ausgewiesen.

Möglichkeit 2: Storno und neu abgeben

Eine andere Möglichkeit ist es, den ursprünglich übermittelten Beitragsnachweis-Datensatz für abgelaufene Beitragsmonate zu stornieren und für denselben Zeitraum einen neuen Beitragsnachweis-Datensatz zu übermitteln. Damit wird das Beitragssoll vollständig abgesetzt.

Verrechnung: Fristen beachten

Für die Verrechnung gelten bestimmte Fristen. Die Abwicklung erfolgt jeweils über das Beitragsnachweis-Verfahren.

Frist bei überzahlten Beiträgen in voller Höhe

In diesem Fall mussten die Beiträge für alle oder einzelne Versicherungszweige gar nicht gezahlt werden, weil zum Beispiel keine Versicherungspflicht bestand. Volle Beiträge dürfen nur innerhalb von sechs Monaten verrechnet werden.

Frist bei überzahlten Beiträgen in nicht voller Höhe

In diesem Fall wurden Beitragsteile überzahlt, weil Teile des Arbeitsentgelts beitragsfrei waren. Nicht volle Beiträge können innerhalb von 24 Monaten verrechnet werden.

Wie werden die Fristen berechnet?

Die Frist beginnt mit dem Kalendermonat, der auf den Kalendermonat mit den falschen Beiträgen folgt. Dazu zwei Beispiele:

Beispiel 1: volle Beiträge

Im Beitragsmonat Juni 2024 werden Beiträge in voller Höhe irrtümlich gezahlt.

Ergebnis: Die Frist beginnt im Folgemonat, also am 1. Juli 2024. Damit endet der Sechs-Monats-Zeitraum am 31. Dezember 2024, sodass die Verrechnung spätestens mit dem Beitragsnachweis für Dezember 2023 erfolgen muss.

Beispiel 2: Beitragsanteile

Im Beitragsmonat Juni 2024 wurden Beitragsanteile falsch berechnet.

Ergebnis: Die Frist beginnt im Folgemonat, also am 1. Juli 2024. Damit endet der 24-Monatszeitraum am 30. Juni 2026, sodass die Verrechnung spätestens mit dem Beitragsnachweis für Juni 2026 erfolgen muss.

Welche Voraussetzungen gelten für eine Verrechnung?

Grundsätzlich gilt erstmal: Ein Arbeitgeber darf überzahlte Beiträge nur verrechnen, wenn er sicherstellt, dass der oder die Beschäftigte die Beitragsanteile zurückerhält, die von ihm/ihr getragen wurden.

Bei der Verrechnung von Beiträgen in voller Höhe gilt außerdem: Der oder die Beschäftigte muss schriftlich erklären, dass

ihm oder ihr kein Bescheid über eine Forderung eines Leistungsträgers vorliegt (Krankenkasse, Pflegekasse, Rentenversicherungsträger, Agentur für Arbeit)
und dass seit Beginn des Erstattungszeitraums keine Leistungen der Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung gewährt wurden.

Bei der Verrechnung von Beitragsteilen muss sichergestellt sein, dass der überzahlte Betrag nicht in die Berechnung von Entgeltersatzleistungen (Geldleistungen) eingeflossen ist.

Darüber hat der Arbeitgeber in der Regel Kenntnis, weil er gegenüber der Krankenkasse oder dem RV-Träger Angaben zur Berechnung von Kranken-, Übergangs- oder Mutterschaftsgeld machen musste bzw. die Höhe des von ihm beitragspflichtig behandelten Arbeitsentgelts bescheinigt hat.

Achtung bei Betriebsprüfung: Verrechnung ist dann ausgeschlossen

Eine Beitragsverrechnung scheidet aus, wenn für den gesamten oder teilweisen Erstattungszeitraum eine Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung stattgefunden hat. In diesen Fällen muss zwingend ein Erstattungsantrag gestellt werden - es sei denn, der Betriebsprüfer gibt das Guthaben in dem Prüfbescheid ausdrücklich zur Verrechnung frei.

Wie funktioniert der Erstattungsantrag für zu Unrecht gezahlte Beiträge?

Für die Erstattung überzahlter Beiträge verwenden Arbeitgeber den "Antrag auf Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung aus einer Beschäftigung".

Hier finden Sie den PDF-Antrag zum Download zusammen mit Hinweisen zur Nutzung.

Der Erstattungsantrag muss immer bei der zuständigen Einzugsstelle gestellt werden. Das kann die Krankenkasse oder die Minijob-Zentrale sein. Das gilt übrigens auch dann, wenn z.B. nur Rentenversicherungsbeiträge zurückgefordert werden.

Die Einzugsstelle entscheidet nach den in den Erstattungsgrundsätzen genannten Kriterien, ob sie den Antrag gegebenenfalls an den Rentenversicherungsträger oder die Agentur für Arbeit weiterleitet.