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Dürfen Entsen­dete im Ausland mobil arbei­ten?

Mobiles Arbeiten ist längst etabliert - doch gilt das auch für Mitarbeitende, die im innerhalb einer Entsendung im Ausland arbeiten?

Nicht unbedingt. Mobiles Arbeiten während einer Entsendung kann steuerliche, arbeitsrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen haben.

Sie als Arbeitgeber sollten daher genau prüfen, welche Vorschriften gelten. Treffen Sie außerdem klare Vereinbarungen und geben Sie Ihren Mitarbeitenden transparente Richtlinien an die Hand.

Sozialversicherung: Im In- oder Ausland?

Das Sozialversicherungsrecht richtet sich nach dem Territorialitätsprinzip (Beschäftigungslandprinzip). Grundsätzlich gilt die Sozialversicherung des Landes, in dem die Arbeit tatsächlich ausgeübt wird.

Bei der Entsendung im europäischen Ausland gemäß VO (EG) 883/2004 gelten Ausnahmeregelungen: Sofern die Tätigkeit auf maximal 24 Monate befristet ist, bleibt die Sozialversicherung des Heimatlandes bestehen. Das weisen Beschäftigte mit der A1-Bescheinigung nach.

Hinweis: Auch wenn Ihre Arbeitnehmenden nicht nur 24 Monate, sondern regelmäßig mal in Deutschland, mal in einem anderen Mitgliedstaat arbeiten, gelten jeweils die sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften nur eines EU-Landes. 

Das bedeutet konkret: Falls Jahr für Jahr ein erheblicher Teil der Tätigkeit außerhalb des ursprünglichen Entsendelandes erbracht wird (mindestens 25 Prozent), kann dies die sozialversicherungsrechtliche Einstufung beeinflussen. Wie genau, das beschreibt die Generalzolldirektion auf ihrer Website. 

Wichtig: Wer ohne A1-Bescheinigung heimlich im EU-Ausland arbeitet (" Hush Trip "), hat im Krankheitsfall unter Umständen keinen Anspruch auf Gesundheitsleistungen. Zudem drohen Bußgelder von bis zu 20.000 EUR. Und es kann sein, dass Sie als Arbeitgeber umgehend Sozialversicherungsbeiträge im Tätigkeitsland zahlen müssen.

Arbeitsrecht: Klare Vereinbarungen treffen

Grundsätzlich greift das Arbeitsrecht des Landes, in dem sich der gewöhnliche Arbeitsort befindet - das ist bei einer Entsendung meist das Heimatland.

Aber: Fast alle Staaten haben zwingende Arbeitnehmerschutzvorschriften, etwa zur Arbeitszeit oder zum Arbeitsschutz. Prüfen Sie als Arbeitgeber daher, ob sich aus dem mobilen Arbeiten zusätzliche Verpflichtungen ergeben.

Tipp: Regeln Sie die Bedingungen für mobiles Arbeiten in einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag . So legen Sie einen klaren Rahmen fest und schaffen Rechtssicherheit.

Gut zu wissen: Falls die Auslandstätigkeit länger als einen Monat dauert, ist laut Nachweisgesetz sogar eine schriftliche Dokumentation erforderlich.

Meldepflichten und Aufenthaltsrecht beachten 

Hinzu kommt, dass viele Länder Meldepflichten für entsendete Mitarbeitende haben - und diese können sich ändern, wenn sich der Arbeitsort innerhalb des Ziellandes oder sogar in ein anderes Land verlagert.

Wichtig: Informieren Sie sich frühzeitig über diese Meldepflichten, um Sanktionen zu vermeiden. Die Infos zur Meldepflicht in den wichtigsten Nachbarstaaten und Entsendeländern für Arbeitgeber finden Sie in unserem Artikel " Meldepflicht bei Entsendungen ". 
 

Auch die Deutschen Auslandshandelskammern, die nationalen Behörden des Ziellandes, die Website von EURES (European Employment Services) und die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland (DVKA) informieren zu Meldepflichten.

Achtung: Drittstaatsangehörige, die Sie innerhalb der EU entsenden, brauchen möglicherweise eine zusätzliche Genehmigung. Denn ihre Arbeitserlaubnis gilt in der Regel nur für das ursprüngliche Entsendeland.

Jedes EU-Land hat eigene Regelungen für den Arbeitsmarktzugang von Drittstaatsangehörigen. Auskunft gibt die zuständige Behörde des betreffenden Landes, meist das Innenministerium oder die Einwanderungs- oder Arbeitsbehörde.

Steuerrecht: Die 183-Tage-Regel beachten

Grundsätzlich gilt steuerlich für Entsendete (egal ob sie mobil oder stationär arbeiten) das Tätigkeitsortprinzip: Das Land, in dem die Arbeit verrichtet wird, hat das Besteuerungsrecht. Eine Ausnahme kann die 183-Tage-Regel sein, die in vielen Doppelbesteuerungsabkommen verankert ist. 

Laut dieser Regel bleibt das Besteuerungsrecht gewöhnlich beim Heimatstaat, wenn folgende Punkte erfüllt sind:

  • Der Aufenthalt im Tätigkeitsstaat überschreitet nicht 183 Tage im Jahr (je nach Abkommen gilt das Kalenderjahr, das Steuerjahr oder ein 12-Monats-Zeitraum).
  • Der Arbeitgeber, der das Gehalt zahlt, ist nicht im Tätigkeitsstaat ansässig.
  • Das Gehalt wird nicht von einer Betriebsstätte im Tätigkeitsstaat wirtschaftlich getragen. (Entscheidend ist, ob sich der Arbeitslohn auf Leistungen der mobil Arbeitenden bezieht, die sie für die ausländische Betriebsstätte erbringen.)

Diese Regelungen variieren aber je nach Land und sind nicht pauschal anwendbar. 

Wichtig: Zudem besteht das Risiko, dass sich durch mobiles Arbeiten eine steuerliche Betriebsstätte im Ausland ergibt. Arbeitgeber können dann rückwirkend steuerpflichtig werden. 

Achten Sie daher darauf, welche spezifischen Regelungen es dazu im Tätigkeitsland gibt. Nach deutschem Verständnis wird zwar allein durch mobiles Arbeiten im Ausland keine Betriebsstätte begründet. Jedoch sind die Bestimmungen und Interpretationen des jeweiligen ausländischen Staates entscheidend. Eine Orientierungshilfe ist das OECD-Musterabkommen. Aber es gibt unterschiedliche Auslegungen.

Beispielsweise prüfen einige Staaten, ob Sie als Arbeitgeber die Beschäftigten zum mobilen Arbeiten im Ausland regelrecht zwingen. Da reicht es manchmal schon, dass Sie Möbel oder eine IT-Ausrüstung stellen. Um diesen Eindruck zu vermeiden, sollten Sie in diesem Fall vertraglich festhalten, dass das mobile Arbeiten im Ausland ausschließlich auf freiwilliger Basis erfolgt und die entsendeten mobil Arbeitenden weiterhin über einen festen Arbeitsplatz bei Ihnen im Inland verfügen.

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