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Kontakt

Betreuung der Pati­en­ten­akte durch eine Vertre­tung

Sie haben die Möglichkeit, bis zu fünf vertrauenswürdigen Personen Vertretungsrechte für Ihre elektronische Patientenakte (ePA) zu geben. Damit können zum Beispiel erwachsene Kinder die Akte ihrer betagten Eltern verwalten. Es muss aber keine verwandtschaftlichen Beziehungen bestehen. 

Voraussetzungen für eine ePA-Vertretung

Der/die Vertreter/in 

  • muss mit der Vertretung einverstanden sein,
  • muss über eine Krankenversicherungsnummer (KVNR) verfügen. Die haben alle gesetzlich Versicherten in Deutschland.
  • muss der Datenschutzerklärung der Akte des zu Vertretenden zustimmen.

Damit können Sie auch guten Freunden, Nachbarn oder Pflegenden Vertretungsrechte einräumen. Wichtig ist nur ein grundlegendes Vertrauensverhältnis, weil die vertretende Person dieselben Rechte wie Sie als Akteninhaber/in haben - mit zwei Ausnahmen:

  1. Der/die Vertreter/in darf keine weiteren Vertretungen einrichten oder eingerichtete Vertreter:innen löschen (außer seine eigenen Vertreter-Rechte).
  2. Der/die Vertreter/in darf die Akte nicht kündigen.

Wer Vertretungsrechte für die ePA bekommen soll, muss nicht bei der TK versichert sein. Da die ePA-Dokumentenverwaltung über alle Kassen standardisiert entwickelt wurde, kann jede/r GKV-Versicherte ausgewählt werden. Der/die Vertreter/in greift immer über den Zugang seiner oder ihrer jeweiligen Kasse oder einer - von der Kasse - bereitgestellten anderen Benutzeroberfläche auf die Akte zu. So können TK-versicherte Vertreter:innen über die TK-App zum Beispiel auf die ePA-Dokumentenverwaltung von AOK- oder BKK- Versicherten zugreifen.

Die Vertretung kann in der Patientenakte des zu Vertretenden

  • Dokumente ins Aktensystem hochladen,
  • Dokumente aus dem Aktensystem herunterladen,
  • Dokumente löschen,
  • Berechtigungen für Ärzte, Krankenhäuser, Apotheken etc. vergeben, befristen und  löschen,
  • Protokolleinträge und Benachrichtigungen lesen.

Es gibt keine inhaltliche Beschränkung, das heißt, alle Dokumente sind sichtbar, da der Vertreter oder die Vertreterin Sie vollumfänglich vertritt.

Wichtig zu wissen! TK-Safe besteht aus zwei Bereichen: Der ePA-Dokumentenverwaltung, mit der medizinische Dokumente mit Ärzten geteilt werden können und den TK-Extra-Services, wie Impf- und Vorsorgeempfehlungen. Auf die TK-Extra-Services hat die Vertretung keinen Zugriff, da es ein separates, TK-spezifisches Angebot ist. Auch TK-versicherte Vertreter:innen können hierauf nicht zugreifen.

Eine Vertretung kann nicht zeitlich befristet werden, aber Sie können die Vertretung jederzeit ändern oder löschen.

Damit Sie darüber informiert sind, welche Konteninhalte gerade angezeigt werden, wird der Name des Kontoinhabers zukünftig am oberen Rand in einem Banner angezeigt.

So richten Sie eine Vertretung ein

  1. Wechseln Sie von der TK-Safe Startseite ins Profil (oben rechts) und wählen "Meine Vertreter:innen" aus. Haben Sie bereits Vertreter:innen zugelassen, dann werden alle hier aufgelistet.
  2. Klicken Sie unten rechts den "Plus-Button" und lesen sich die Informationen zur Anlage einer Vertretung durch.
  3. Willigen Sie in die ePA-Vertretung ein und bestätigen Sie, dass der/die Vertreter/in damit auch einverstanden ist.
  4. Geben Sie den Namen, die E-Mail-Adresse und die Krankenversicherungsnummer der vertretenden Person ein.
  5. Öffnen Sie (innerhalb der nächsten sechs Stunden) Ihren E-Mail-Account und bestätigen den Link in der Mail.
  6. In Ihrer Akte ist jetzt ein PDF-Dokument mit den Anmeldedaten für den/die Vertreter/in hinterlegt. Bitte stellen Sie es Ihrer Vertretung zur Verfügung, damit diese/r sich ebenfalls anmelden kann. Sie haben nun alles getan, damit die Vertretung zugreifen kann.

In Ihrem Akten-Profil (Startseite oben rechts) werden Ihnen unter "Meine Vertreter:innen" alle berechtigten  Vertreter:innen aufgelistet. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Vertretung zu verwalten oder zu löschen.

Zusätzlich können Sie im Akten-Profil unter "Meine Konten" direkt auf alle berechtigten Konten zugreifen und optional wählen, ob alle Konten vor jeder TK-Safe Anmeldung zur Auswahl angezeigt werden sollen.

Anmeldung als Vertreter/in

Wurden Sie selbst von einem anderen Versicherten um eine Vertretung gebeten, dann gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Wählen Sie in der TK-App bitte "TK-Safe" aus, klicken "Als Vertretung anmelden" an und wählen anschließend "Familie, Freunde oder Bekannte" aus.
  2. Geben Sie den Namen, die Krankenversicherungsnummer und die ePA-Adresse der/des zu Vertretenden ein (sie steht auf dem PDF-Dokument, das Ihnen der/die Akteninhaber/in zur Verfügung gestellt hat).
  3. Der neue Kontozugang zur ePA-Dokumentenverwaltung der/des zu Vertretenden ist jetzt angelegt.

Sie können das Konto jederzeit in Ihrem Akten-Profil (Startseite oben rechts) auswählen und unter "Meine Vertretung verwalten" eine E-Mail-Adressänderung dokumentieren oder sich selbst die Vertreterrechte entziehen.