So verwalten Sie die Zugriffs­be­rech­ti­gung Ihrer Pati­en­ten­akte

Die sogenannten Leistungserbringer, das sind zum Beispiel Arztpraxen, Therapeuten, Kliniken oder Apotheken, können auf Daten, die in der ePA gespeichert sind, erst dann zugreifen, wenn Sie eine Zugriffsberechtigung erteilt haben. Sämtliche, von Ihnen oder Ihrer Vertretung erteilte, Berechtigungen werden in der ePA gespeichert. 

Sie haben drei Möglichkeiten, Berechtigungen zu vergeben:

1. Über die Endgeräte der Leistungserbringer
2. Über ein mobiles Endgerät (über TK-Safe in der TK-App)
3. Über die stationäre Desktop-Anwendung "TK-Safe"

Über jede dieser Möglichkeiten können Sie einstellen, wer welche Daten in Ihrer ePA einsehen darf. Berechtigungen können jederzeit wieder entzogen werden. 

Unabhängig davon können Sie die Zugriffsdauer bestimmen. Nach Ablauf des gewählten Zeitraumes endet die Berechtigung für den jeweiligen Leistungserbringer automatisch. Dieser kann dann nicht mehr auf die Daten in der ePA zugreifen. Daten, die vom Leistungserbringer bereits heruntergeladen wurden, sind jedoch hiervon nicht betroffen. Für diese gelten gesonderte datenschutz- und berufsrechtliche Bestimmungen.

Vertraulichkeitsstufe je Dokument festlegen

Wenn Sie Dokumente in Ihre Akte hochladen, können Sie drei verschiedene Vertraulichkeitsstufen für das hochzuladende Dokument festlegen:

1. "normal" = für alle Leistungserbringer sichtbar [einfaches Zugriffsrecht]
2. "vertraulich" = für bestimmte Leistungserbringer sichtbar [erweitertes Zugriffsrecht] (Welche das sind, wird weiter unten beschrieben.)
3. "streng vertraulich" = für mich und meine Vertreter:innen sichtbar

Die Einstellung der Stufe erkennen Sie an den farbig gefüllten Segmenten im Schloss-Symbol (ein farbiges Segment = normal, zwei farbige Segmente = vertraulich, 3 farbige Segmente = streng vertraulich).

Sie können sich auch einen Favoriten aus diesen drei Optionen auswählen, wenn Sie immer dieselbe Vertraulichkeitsstufe voreingestellt haben möchten. Gehen Sie dazu auf die TK-Safe-Startseite, wählen "Dokumente" aus und wählen im Kontextmenü (drei Punkte oben rechts) "Voreinstellungen". Hier können Sie eine der drei Stufen auswählen.

Selbstverständlich kann diese Einstellung jederzeit von Ihnen geändert werden. Bei jedem Dokumenten-Upload in Ihre Akte können Sie die voreingestellte Auswahl für das hochzuladende Dokument ändern. Die Vertraulichkeitsstufe wird immer von den hochladenden Personen vergeben. Das können Sie, Ihre Vertreter:in oder ein Leistungserbringer sein. 

Auch unabhängig vom Upload können Sie jederzeit die Vertraulichkeitsstufe je Dokument ändern. Gehen Sie dazu auf die TK-Safe-Startseite, wählen "Dokumente" aus, klicken auf das gewünschte Dokument und wählen im Kontextmenü (drei Punkte oben rechts) "Berechtigung ändern" aus. Jetzt können Sie die Vertraulichkeitsstufe anpassen und speichern.

Berechtigungen je Leistungserbringer vergeben

Nachdem Sie festgelegt haben, welches Dokument welche Vertraulichkeitsstufe  erhalten hat, können Sie Zugriffsrechte je Leistungserbringer vergeben. Es werden zwei Zugriffsrechte unterschieden:

1. Einfaches Zugriffsrecht: Zugriff auf Dokumente mit der Berechtigungsstufe "normal"
2. Erweitertes Zugriffsrecht: Zugriff auf Dokumente mit der Berechtigungsstufe "normal" und "vertraulich"

Welches Zugriffsrecht von Ihnen vergeben wurde, erkennen Sie an den farbigen Segmenten im Schlüssel-Symbol:

• Krankenkassen dürfen gar nicht auf Inhalte Ihrer Akte zugreifen, benötigen den Zugriff aber, wenn Sie Ihre Patientenquittung in Ihre Akte übertragen sollen. Deshalb ist in diesem Fall kein Segment farbig. 
• Alle Leistungserbringer mit einfachen Zugriffsrechten werden mit einem farbigen Segment markiert. 
• Alle mit erweiterten Zugriffsrechten werden mit zwei farbigen Segmenten gekennzeichnet. 
• Zugriffsrechte, die mit drei farbigen Segmenten markiert sind, besitzen nur Sie und Ihre Vertreter:innen.

Sie können die Zugriffsrechte jederzeit ändern oder löschen. Gehen Sie dazu bitte auf die TK-Safe Startseite und wählen "Berechtigungen" aus. Sofern Sie Berechtigungen vergeben haben, erhalten Sie einen Überblick über alle Personen und Institutionen, die aktuell für Ihre Akte Zugriffsrechte besitzen.

Neue Berechtigung vergeben

1. Klicken Sie bitte auf der Seite "Berechtigungen" auf den Plus-Button (unten rechts) und wählen "Praxis und Institution" aus, wenn Sie zum Beispiel eine neue Ärztin berechtigen möchten.
2. Geben Sie den Namen, Postleitzahl, Ort und gegebenenfalls die Fachrichtung zur Suche der Ärztin ein und wählen die passende Praxis aus den angezeigten Suchergebnissen aus.
3. Wenn die richtige Praxis angezeigt wird, wählen Sie "Berechtigung vergeben" aus und entscheiden sich für das einfache oder erweiterte Zugriffsrecht. Entscheiden Sie sich für "Einfach", kann die Ärztin Dokumente mit der Vertraulichkeitsstufe "normal", bei "Erweitert"  Dokumente mit der Vertraulichkeitsstufe "vertraulich" einsehen.
4. Wenn Sie "weiter" klicken, können Sie im nächsten Schritt den Zeitraum der Berechtigung festlegen. Sie können von "einem Tag" bis "unbefristet" wählen. Mit dem Kalender-Symbol können Sie auch einen ganz konkretes Ende-Datum auswählen.
5. Damit Sie einen Überblick haben, auf welche Dokumente die Ärztin jetzt zugreifen kann, ist die Anzahl der freigegebenen Dokumente angegeben. Bei einem Klick darauf werden alle Dokumente aufgelistet.
6. Stellen Sie fest, dass diese Ärztin ein oder mehrere Dokumente doch nicht einsehen soll, dann können Sie die Berechtigung durch Klick auf das "x" (am rechten Rand) entziehen.
7. Möchten Sie den Entzug der Berechtigung wieder rückgängig machen, scrollen Sie bitte nach ganz unten (oder nutzen den Pfeil nach oben neben der Überschrift "Freigegebene Dokumente"). Dort sind die "Ausgeschlossenen Dokumente" aufgelistet. Mit einem Klick auf das "+" (am rechten Rand) können Sie wieder den Zugriff für die Ärztin herstellen.

Bestehende Berechtigung ändern oder löschen

• Klicken Sie bitte auf der Seite "Berechtigungen" und wählen einen Berechtigten aus, dessen Zugriffsrechte Sie gern ändern möchten. Klicken Sie auf das Kontextmenü (drei Punkte am rechten Rand). Das Kontextmenü finden Sie sowohl auf der Übersichtsseite als auch auf der Detailseite. Die Vorgehensweise ist immer identisch.
• Wählen Sie bitte "Berechtigung anpassen", verändern das Zugriffsrecht, klicken auf "Weiter", legen den Berechtigungszeitraum fest und bestätigen Ihre Entscheidung.
• Möchten Sie die Berechtigung komplett löschen, dann klicken Sie bitte auf das Kontextmenü (drei Punkte am rechten Rand) und wählen "Berechtigung löschen".

Zugriffs-Kategorien je Leistungserbringer vergeben

Um Ihren Aufwand für die Berechtigungsvergabe zu minimieren, können Sie optional auch den Zugriff auf bestimmte Kategorien von Dokumenten begrenzen. Folgende 25 Kategorien stehen zur Auswahl:

1. Eigene Dokumente
2. Dokumente aus Gesundheitsakten
3. Dokumente von Ärzten
4. Arzt-Dokumente
5. Krankenhaus-Dokumente 
6. Labor und Humangenetik-Dokumente
7. Physiotherapie-Dokumente
8. Psychologie-Dokumente
9. Dermatologie-Dokumente
10. Urologie/Gynäkologie-Dokumente
11. Zahnheilkunde/Mund-Kiefer-Dokumente 
12. Pflegedokumente
13. Rezepte
14. eArztbriefe
15. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
16. Dokumente von weiteren Fachärzten/Fachärztinnen
17. Medikationsplan
18. Notfalldaten
19. Zahnbonusheft
20. Kinderuntersuchungsheft
21. Mutterpass
22. Impfpass
23. Abrechnungsdaten
24. Dokumente weiterer nicht-ärztlicher Berufe
25. Sonstige Dokumente

Möchten Sie die Kategorisierung zur Eingrenzung nutzen, klicken Sie bitte auf der TK-Safe- Startseite auf "Berechtigungen", wählen einen Leistungserbringer aus, klicken auf das Kontextmenü (drei Punkte am rechten Rand)  und wählen "Berechtigung anpassen" aus.

Wählen Sie das gewünschte Zugriffsrecht, vergeben nach Klick auf "Weiter" den Zugriffszeitraum und bestätigen Ihre Entscheidung. Wenn Sie jetzt auf "Zugriffskategorien" klicken, können Sie Kategorien ein- oder ausschließen. Wenn Sie sie einschließen, können Sie zusätzlich je Kategorie bestimmen, ob das Zugriffsrecht "Einfach" (= Dokumente mit der Vertraulichkeitsstufe "normal") oder "Erweitert" (= Dokumente mit der Vertraulichkeitsstufe "vertraulich") sein soll.

So könnten Sie zum Beispiel die Kategorie "Psychologie-Dokumente" ganz ausschließen, Arzt-"Dokumente" auf "Einfach" und "Labor- und Humangenetik-Dokumente" auf "Erweitert" setzen. Aber bedenken Sie, dass gute medizinische Befunde und Therapie-Empfehlungen auf einem ganzheitlichen Blick beruhen, da die medizinischen Gesamtzusammenhänge und -wirkungen berücksichtigt werden müssen.

Dokumentenspezifische Zugriffe je Leistungserbringer vergeben

Sie können auch nur einzelne Dokumente für Leistungserbringer freigeben (sogenanntes Whitelisting) oder ausschließen (sogenanntes Blacklisting). Diese Zugriffsrechte sind losgelöst von allen anderen Zugriffsrechten und immer prioritär. Möchten Sie das nutzen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Klicken Sie auf der TK-Safe-Startseite "Dokumente" an und wählen aus der Dokumentenübersicht das Dokument aus, dass nur Sie und die ausstellende Person (zum Beispiel . Ihr Psychotherapeut) sehen soll.
• Tippen Sie auf die Kachel mit der Berechtigungsstufe. Sie sehen eine Auflistung mit Berechtigten und Nicht-Berechtigten. Für dieses einzelne Dokument können Sie jetzt Berechtigte zu Nicht-Berechtigten machen (sogenanntes Blacklisting) oder umgekehrt (bisher) Nicht-Berechtigten den Zugriff gestatten.

So können Sie einzelne Dokumente selbst dann freigeben, wenn der Leistungserbringer ansonsten keinen Zugriff auf diese Dokumenten-Kategorie hat. Es ist auch die einzige Möglichkeit, Dokumente der Vertraulichkeitsstufe 3 (= streng vertraulich) einzelnen Ärzten zur Verfügung zu stellen, da sie sonst nur von Ihnen und Ihren Vertretern eingesehen werden können.

Kleiner Tipp zum Abschluss: Um bei einer gut gefüllten Akte das spezifische Dokument schnell zu finden, nutzen Sie den Filter in der Dokumenten-Übersicht (oben rechts, das Schieberegler-Symbol). Damit können Dokumentenquelle und Einstellungszeitraum schnell eingegrenzt werden.