Was passiert mit meiner elek­tro­ni­schen Pati­en­ten­akte, wenn ich die Kasse wechsle?

Wenn Sie zur TK wechseln

Sie möchten Ihre bisherige Akte zur TK übertragen

Wenn Sie sich für TK-Safe registrieren, startet nach der Auswahl des Login-Verfahrens die Migration Ihrer Daten. Dazu wird im zentralen Aktensystem angefragt, ob es für Sie (das heißt zu Ihrer Krankenversicherungsnummer) bereits eine Akte gibt. Damit die Übertragung der Akteninhalte vollzogen werden kann, ist ein doppelstufiger Prozess notwendig:

1. Erste Anmeldung bei Ihrer neuen Akte TK-Safe: Nach der Authentifizierung mittels Ihres gewählten Login-Verfahrens (Smartphone mit/ohne eGK), wird ein Freischaltlink an Ihre hinterlegte Mailadresse geschickt. Wechseln Sie in Ihr Mail-Postfach, bestätigen Sie den Link und kehren zu TK-Safe zurück. Bestätigen Sie die Aktion mit "Okay, erledigt". Ohne die Bestätigung des Freischaltlinks kann der Prozess nicht fortgesetzt werden.
2. Die zweite Anmeldung erfolgt jetzt am alten Aktensystem mit dem gleichen Prozedere wie unter Punkt 1. Die Anmeldung erfolgt automatisch aus TK-Safe heraus. Auch hierzu authentifizieren Sie sich und es wird wieder eine Mail an Ihr hinterlegtes Postfach gesendet. Bitte bestätigen Sie den Link und kehren zur TK-App zurück und klicken auf "Okay, erledigt".

Im nächsten Schritt können Sie die bisherigen Berechtigungen aus Ihrer alten Akte entweder übernehmen (Normalzustand = Umschalter rechts) oder entziehen. Soll eine Berechtigung entzogen werden, schieben Sie den Umschalter für die oder den Berechtigten einfach nach links. Für alle Personen, die auch auf die neue zugreifen können sollen, ist noch einmal die Einwilligung zu geben. Bestätigen Sie Ihre Auswahl und authentifizieren Sie sich bitte noch einmal.

Jetzt werden Ihre Daten von der alten Akte in die neue Akte übertragen. Da das im Hintergrund direkt zwischen den Aktensystemen erfolgt, müssen Sie die TK-App nicht geöffnet haben. Bitte beachten Sie, dass die Übertragung von einigen Minuten bis zu 6 Tagen dauern kann und während dieser Zeit ein schreibender und lesender Zugriff auf Ihre Akte nicht möglich ist.

Sie werden per Mail benachrichtigt, wenn der Übertragungsprozess abgeschlossen ist und Sie TK-Safe öffnen können. 

Viel Erfolg mit TK-Safe, Ihrer elektronischen Patientenakte der Techniker!

Sie möchten bei der TK mit einer neuen Akte starten

In diesem Fall ist es zwingend notwendig, dass Sie die Akte bei Ihrer bisherigen Kasse gekündigt haben, weil bei der Neuanlage der Patientenakte bei der TK sonst festgestellt wird, dass bereits eine Akte für Sie (Ihre Krankenversicherungsnummer) existiert. Da Sie das erst nach dem Mitgliedschaftsende Ihrer alten Krankenversicherung feststellen, wenden Sie sich bitte an die vorherige Kasse und bitten um Löschung Ihrer elektronischen Patientenakte. Anschließend können Sie den Registrierungsprozess bei der TK starten.

Wenn Sie zu einer anderen Krankenkasse wechseln

Bevor Ihr  Versicherungsverhältnis bei uns beendet ist, sollten Sie die Patientenakte für die Übernahme der Daten zur neuen Kasse vorbereiten. 

Dabei sind drei Besonderheiten zu beachten:

• Die (medizinischen) Dokumente Ihrer elektronischen Patientenakte werden im Hintergrund (von dem einen Aktensystem zum anderen Aktensystem, also nicht über Ihr Smartphone) übertragen. Die Aktenmitnahme müssen Sie veranlassen. Die tatsächliche Übertragung startet erst mit Ihrer Registrierung bei der neuen Kasse.
• Protokollierungen Ihrer bisherigen Akte werden aus Verschlüsselungsgründen nicht übertragen. Sie haben aber die Möglichkeit, die Daten als xml-Datei herunterzuladen und zu speichern, falls Sie später noch einmal darauf zugreifen möchten. Ein Import in die neue Akte ist nicht möglich.
• Die Informationen der TK-Extra-Services werden ebenfalls nicht in die neue ePA-Dokumentenverwaltung übertragen, weil es kassenspezifische und keine standardisierten Daten (wie unter 1.) sind. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, die Daten als xml-Datei herunterzuladen und zu speichern. Ein Import in eine neue Akte ist nicht möglich.

Akte für die Datenmitnahme vorbereiten - so geht‘s

1. Gehen Sie in Ihr Profil (Icon oben rechts), wählen "Vertrag" und "Konto löschen".
2. Sie haben die Wahl, ob Sie die nicht übertragbaren Daten exportieren möchten (siehe Besonderheiten Punkt 2. und 3.). Wenn Sie mindestens eine der beiden Dateien auswählen, öffnet sich ein Exportfenster, in dem Sie noch einmal informiert werden. Den Export auf den Speicher Ihres Smartphones lösen Sie aus, indem Sie den Button "Daten exportieren" drücken.
3. Sie haben die Wahl, ob Sie Ihre Daten zur neuen Kasse mitnehmen wollen (Button:  Aktenfreigabe vorbereiten) oder die Akte ohne Mitnahme Ihrer Daten kündigen möchten (Button: Akte ohne Mitnahme kündigen). Zusätzlich werden Sie über die oben genannten drei Besonderheiten informiert.
4. Anschließend erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Zugriffsrechte auf andere Akten. Als ePA-Vertreter:in für Jemanden bleiben Ihre Zugriffsrechte für die Akte des zu Vertretenden gespeichert. Sie können sich aus Ihrer neuen Akte einfach erneut als Vertreterin oder Vertreter anmelden. 
5. Sie werden noch einmal abschließend über die oben genannten Besonderheiten informiert und können die Überführung Ihrer Akteninhalte mit "Aktenmitnahme bestätigen".
6. Danach ist noch eine Authentifizierung notwendig, je nachdem welche Login-Variante Sie gewählt haben (Smartphone mit/ohne eGK).
7. Sollten Sie die Kündigung Ihres TK-Versicherungsverhältnisses während der restlichen Vertragslaufzeit bei der TK widerrufen, können Sie auch den Wunsch auf Aktenmitnahme jederzeit und bis zu zwölf Monate (nach der Einwilligung zur Aktenmitnahme) rückgängig machen. 

Kassenwechsel ohne Datenmitnahme 

1. Gehen Sie wie vorstehend beschrieben die Punkte 1. bis 3. durch und wählen den Button: "Akte ohne Mitnahme kündigen".
2. Sie haben dann bis zum Ende des Versicherungsverhältnisses immer noch die Möglichkeit, Ihre Kündigung der Akte zu widerrufen (Button: Kündigung widerrufen). Oder Sie entscheiden sich doch für die Aktenmitnahme, dann wählen Sie bitte "Aktenmitnahme vorbereiten" und gehen wie oben beschrieben vor.