Online-Datenabruf der eAU seit 2023 - das Wichtigste auf einen Blick

Die Pilotphase ist beendet: Seit Januar 2023 rufen Unternehmen die elektronische Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung (eAU) nur noch digital ab. Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das: Sie erhalten die Meldung direkt von der Krankenkasse und nicht mehr von Ihren Mitarbeitenden. Damit Sie das neue digitale Verfahren optimal nutzen können, ist es wichtig, dass Sie Ihre internen Abläufe anpassen.

Beschäftigte müssen sich weiterhin bei ihrem Arbeitgeber arbeitsunfähig melden. Seit dem 1. Januar 2023 sind gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer jedoch nicht mehr dazu verpflichtet, ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an den Arbeitgeber weiterzuleiten.

Stattdessen rufen Arbeitgeber die eAU direkt bei der Krankenkasse über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungs-Programm ab. Wenn Sie kein Entgeltabrechnungs-Programm haben, können Sie dafür auch das SV-Meldeportal nutzen.

Die Krankenkasse meldet Ihnen dann diese Daten:

Name der bzw. des Beschäftigten
Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
Angaben zu einem möglichen Unfall (auch Arbeitsunfall) oder zu dessen Folgen

Tipp: Am besten rufen Sie die Daten nicht direkt am Tag der ärztlichen Krankschreibung ab, sondern einen Tag später.

So können Sie die Krankmeldungen für Ihre Beschäftigten erfassen

Um die AU in Ihrem System zu erfassen und die eAU von der Krankenkasse abzurufen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Beispielsweise könnten Vorgesetzte die Fehlzeiten der Beschäftigten zunächst selbst im Zeiterfassungs-System eintragen oder die Infos zur AU direkt an die Entgeltabrechnung weitergeben.

Wie das neue Verfahren praktisch organisiert und umgesetzt werden könnte, haben wir für Sie in zwei Varianten durchgespielt.

Schritt für Schritt: Unsere Beispiele zur Erfassung der eAU

Beispiel 1: Sie nutzen das Zeiterfassungssystem zur weiteren Bearbeitung von AUs

Wenn Sie als Vorgesetzte bereits ein Zeiterfassungssystem nutzen, können Sie dies verwenden, um die AU eines Beschäftigten zu erfassen und die Daten an die Entgeltabrechnung weiterzugeben - und so den Abruf der eAU anzustoßen.

Der Ablauf würde dann so aussehen:

Beschäftigte informieren ihre Vorgesetzten über die AU.
Die Vorgesetzten tragen die Fehlzeit im Zeiterfassungs-System ein (z. B. "krank ohne AU-Bescheinigung").
Der Datensatz wird vom Zeiterfassungssystem in die Entgeltabrechnung übertragen.
Die Entgeltabrechnung ruft die eAU von der Krankenkasse ab.
Der eAU-Datensatz aus dem Entgeltabrechnungsprogramm wird an die Zeiterfassung übertragen (Dauer der Erkrankung und der Hinweis "krank mit AU-Bescheinigung")
Alle Betroffenen im Unternehmen werden über die Dauer der AU informiert.

Beispiel 2: Vorgesetzte informieren direkt die Entgeltabrechnung

Ein anderer Weg wäre es, die AU der Beschäftigten über die Entgeltabrechnung erfassen zu lassen. Dann wäre der Ablauf so:

Die Beschäftigten informieren ihre Vorgesetzten über die AU.
Die Vorgesetzten informieren die Entgeltabrechnung über die gemeldete Arbeitsunfähigkeit.
Die Entgeltabrechnung ruft die eAU von der Krankenkasse ab.
Der eAU-Datensatz aus dem Entgeltabrechnungsprogramm wird an die Zeiterfassung übertragen (Dauer der Erkrankung und der Hinweis "krank mit AU-Bescheinigung")
Alle Betroffenen im Unternehmen werden über die Dauer der AU informiert.

Gesetzlich geregelte Fristen für das ärztliche Attest

Die Anzeige- und Nachweispflicht Ihrer Mitarbeitenden ist in § 5 EFZG gesetzlich geregelt: Spätestens am 4. Tag der Krankheit müssen sich Beschäftigte eine digitale ärztliche Bescheinigung ausstellen lassen. Arbeitgeber haben jedoch das Recht, die Bescheinigung schon ab dem 1. Tag einzufordern.

Papierbescheinigung als Notlösung bei technischen Störungen

Bei technischen Störungen können Praxen über ihr Praxisverwaltungssystem eine Papierbescheinigung ausdrucken und diese entweder selbst per Post direkt an die Krankenkasse schicken oder den Beschäftigten mitgeben. Auf dieses Ersatzverfahren soll aber nur im Ausnahmefall zurückgegriffen werden. Unabhängig von technischen Störungen können Beschäftigte weiterhin noch eine Papierbescheinigung von ihrer Praxis bekommen. Diese Bescheinigung wird jedoch nicht an Sie als Arbeitgeber weitergeleitet, sondern ist nur ein Nachweis für die eigenen Unterlagen Ihrer Beschäftigten. Informationen dazu finden Sie auf der Seite der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) in den häufigen Fragen zur eAU.

Wichtige Ausnahmen: Wann keine eAU möglich ist

In diesen Fällen ist aktuell noch keine digitale Bescheinigung möglich:

Krankheit eines Kindes ( Kinderkrankengeld )
Privat versicherte Beschäftigte
AU-Bescheinigungen aus dem Ausland
Minijobs in Privathaushalten

Da bei diesen Ausnahmen noch eine Vorlagepflicht besteht, erhalten die Beschäftigten jeweils einen Ausdruck für die Krankenkasse, den Arbeitgeber und sich selbst.

Auch Privatpraxen sind von dem eAU-Verfahren ausgenommen. Um eine eAU übermitteln zu können, muss die Praxis an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen.

Minijob - auch hierfür werden die Daten digital abgerufen

Auch für Minijobber bis 538 Euro (2023: 520 Euro) rufen Sie die eAU-Daten von der Krankenkasse ab. Falls Sie bisher nur mit der Minijob-Zentrale Kontakt hatten, wissen Sie möglicherweise nicht, welche Krankenkasse zuständig ist. Diese Info erhalten Sie von Ihrem Minijobber - im Idealfall bereits zum Beginn der Beschäftigung über einen Einstellungs-Fragebogen.

Wichtige Einschränkungen beim Abruf der eAU

Krankenkassen dürfen Arbeitgebern keine konkreten Diagnosen nennen oder Angaben über die Art der Erkrankung machen.

Außerdem dürfen Arbeitgeber nicht pauschal eAU-Daten für Ihre Beschäftigten "abonnieren". Sie müssen für jeden Beschäftigten individuell eine Erst- oder Folgebescheinigungen anfordern.

Weitere Infos

Die häufigsten Fragen von Arbeitgebern haben wir in unserem FAQ-Katalog " Datenaustausch eAU " beantwortet.

Sie wollen es noch genauer wissen? Der GKV-Spitzenverband hat eine ausführliche Verfahrensbeschreibung herausgegeben. Die "Verfahrensbeschreibung für die Erstattung der Meldung im Rahmen des Datenaustausches elektronische Arbeitsunfähigkeit (eAU)" sowie weitere Grundsätze können Sie direkt auf der Seite gkv-datenaustausch.de abrufen.

Alles Wichtige zur eAU im Video

Keine Lust auf lange Texte? Mit unserem animierten Erklärfilm können Sie sich einen Überblick über das neue Verfahren verschaffen:

SV-Meldeportal: Tutorial zum eAU-Datenabruf

Die ITSG hat außerdem ein Video-Tutorial erstellt, wie Arbeitgeber die eAU-Daten über das SV-Meldeportal abrufen können.