Elek­tro­ni­sche Pati­en­ten­akte verständ­lich erklärt

Wer sind Anbieter und Betreiber der ePA?

Die ePA für Kundinnen und Kunden der TK wird im Auftrag der TK von der IBM Deutschland GmbH (International Business Machines Corporation) betrieben. Anbieter der Akte ist die TK.

Auf welcher Gesetzesgrundlage bietet die TK Ihnen die ePA an?

Die TK bietet ihren Versicherten auf Basis des § 342 SGB V die Möglichkeit, auf einer geschützten digitalen Plattform ihre umfassenden medizinisch relevanten Informationen zu Gesundheits- und Krankheitszuständen und Lebensgewohnheiten jederzeit griffbereit erfassen, speichern und verwalten zu können. Dabei handelt es sich um die elektronische Patientenakte.

Wie sind die Daten in meiner ePA geschützt?

Bei der ePA handelt es sich um einen cloudbasierten Dokumentenspeicher (zentrales ePA-Aktensystem) im sicheren Medizinnetzwerk, der Telematik-Infrastruktur (TI). Alle Dokumente werden im Aktensystem in einer "vertrauensvollen Ausführungsumgebung (VAU)" verschlüsselt und entschlüsselt. Dadurch wird eine durchgängige Verschlüsselung vom Endgerät der Versicherten sowie der Praxis in die VAU gewährleistet. Weder die TK noch ihr technischer Dienstleister (die IBM) können auf Inhalte der Akte zugreifen.

Wer ist für die Datenverarbeitung innerhalb der ePA verantwortlich?

Als Anbieter der ePA ist die TK für die Datenverarbeitung innerhalb der ePA verantwortlich. Wenn weitere Unternehmen für den Betrieb mit eingebunden sind, handeln sie in unserem Auftrag.

Wo werden die Daten der ePA gespeichert?

Die Server, auf denen die Daten der elektronischen Patientenakte gespeichert sind, stehen in Europa. Sie unterliegen den europäischen Datenschutz-Bestimmungen.

Sind innerhalb der ePA alle Daten verschlüsselt?

Ja, alle Daten innerhalb der ePA sind verschlüsselt. Niemand kann die Inhalte lesen außer Ihnen und denen, die Sie dazu berechtigt haben. Eine Praxis berechtigen Sie zum Beispiel über Ihre Gesundheitskarte. Dafür muss die Karte ins Lesegerät der Praxis gesteckt werden.

Wie lange sind Institutionen berechtigt, meine ePA einzusehen?

Wird in einer Praxis oder im Krankenhaus Ihre Gesundheitskarte ausgelesen, können diese für die nächsten 90 Tage auf Ihre Akte zugreifen. Apotheken, der öffentliche Gesundheitsdienst sowie Arbeitsmedizinerinnen und Arbeitsmediziner sind drei Tage lang berechtigt, auf Ihre ePA zuzugreifen. Wenn Sie das nicht möchten, teilen Sie das dem Personal dort mit. Sie dürfen dann nicht auf Ihre Akte zugreifen. Mit TK-Safe in der TK-App können Sie die Berechtigungen verlängern oder verkürzen.

Wie wird gewährleistet, dass meine Daten in der ePA in der EU bleiben?

Unsere Vertragspartnerin IBM ist vertraglich dazu verpflichtet, die Daten auf europäischen Servern zu speichern. Der Zugriff auf die Server von Muttergesellschaften außerhalb der EU, des EWR oder der EFTA ist ausgeschlossen.

Welche Speicher- und Löschfristen gibt es für die ePA?

Keine. Die Gesundheitsdaten in der ePA gehören Ihnen persönlich und können ein Leben lang gespeichert werden. Im Gegensatz dazu bestehen für die Verarbeitung von Sozialdaten eindeutige Speicher- und Löschfristen. Das liegt an der konkreten Zweckbestimmung. Dazu gehört unter anderem die Abrechnung der in Anspruch genommenen Leistungen. Löschfristen hierfür können je nach Leistungsbereich zwischen vier und zehn Jahre lang sein.

Kann ich der Nutzung der ePA auch zu einem späteren Zeitpunkt widersprechen?

Ja. Die ePA ist freiwillig, und Sie können sie jederzeit löschen lassen. Wie Sie das machen, sehen Sie weiter unten auf der Seite.

Was passiert mit den Daten in meiner ePA, wenn ich die Krankenkasse wechsle?

Die ePA gilt ein Leben lang. Sie können sie mitnehmen, wenn Sie die Kasse wechseln. Dabei werden alle Inhalte automatisch übertragen.

Was ist die "Forschungsdatenspende"?

Mit der Forschungsdatenspende haben Versicherte die Möglichkeit, ihre Daten aus der ePA pseudonymisiert zu Forschungszwecken zur Verfügung zu stellen. Dieser Service ist freiwillig, und Sie haben jederzeit die Möglichkeit, direkt bei der TK zu widersprechen. Der Forschungsdatenspende kann nur widersprochen werden, wenn für Sie eine ePA angelegt wurde. Die Forschungsdatenspende wird ab dem 15. Juli 2025 angeboten.

Wie berechtige ich eine Praxis für den Zugriff auf meine ePA?

Sie haben unterschiedliche Möglichkeiten, eine Praxis zu berechtigen oder ihr die Berechtigung zu entziehen:

1. Berechtigung und Widerspruch gegenüber einer Praxis über TK-Safe
2. Berechtigung einer Praxis für 90 Tage über die elektronische Gesundheitskarte im Lesegerät der Praxis
3. Berechtigen und Widerspruch gegenüber einer Praxis über die "Ombudsstelle" (siehe unten)

Wie kann ich meine Berechtigungen in TK-Safe verwalten?

Mit TK-Safe haben Sie die Möglichkeit, Berechtigungen von Institutionen individuell zu verwalten. Dazu können Sie in TK-Safe unter der Rubrik "Netzwerk" > "Gesundheitspartner" Praxen suchen, hinzufügen, löschen oder einen Widerspruch erteilen.

Hat die Praxis nur Leserechte in der ePA?

Ein reines Leserecht gibt es in der ePA nicht. Hat eine Ärztin oder ein Arzt Zugriff auf die Akte, kann sie oder er die Dokumente herunterladen. Zusätzlich können immer auch neue Dokumente in der ePA gespeichert werden.

Warum können Ärztinnen und Ärzte meine Dokumente löschen?

Damit Sie auch ohne TK-Safe die Möglichkeit haben, Ihre ePA zu verwalten, wurde die Möglichkeit geschaffen, dass medizinisches Fachpersonal einzelne Dokumente auf Ihren ausdrücklichen Wunsch hin löschen dürfen. Voraussetzung dafür ist ein vertrauensvolles Verhältnis.

Können Institutionen Dokumente aus meiner ePA herunterladen?

Ja, Ihr Arzt oder Ihre Ärztin, ein Krankenhaus und andere können ein Dokument aus Ihrer ePA herunterladen. Dieses Dokument ist dann zusätzlich im System der Praxis oder des Krankenhauses gespeichert. Wird es für die Diagnostik oder für die Empfehlung von Therapien gebraucht, speichert der Arzt oder die Ärztin das Dokument als Nachweis auch im Verwaltungssystem der Praxis. Wenn Sie das Dokument im Nachhinein in Ihrer ePA löschen, bleibt eine Kopie Ihrer Daten in der Praxis oder Klinik.

Wie teile ich die Dokumente in meiner ePA mit der Praxis?

Wollen Sie Ihrem Arzt oder Ihrer Ärztin, der Apotheke oder der Klinik Dokumente geben, brauchen diese Zugriffsrechte auf Ihre ePA. Die Zugriffsrechte erteilen Sie automatisch beim Auslesen der Gesundheitskarte im Lesegerät.

Welche Dokumente muss die Praxis in meiner ePA speichern?

Es gibt eine Reihe von Daten, die Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeut:innen künftig in die ePA einstellen müssen. Voraussetzung ist, dass diese Daten während Ihrer aktuellen Behandlung dort entstanden und elektronisch erfasst sind.

Folgende Daten müssen Ärztinnen und Ärzte unstrukturiert (beispielsweise als PDF) in Ihre ePA einpflegen:

• Daten zu Laborbefunden
• Befundberichte aus bildgebender Diagnostik, beispielsweise MRT-Bilder als PDF-, jpeg- oder png-Format
• Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nicht-invasiven und konservativen Maßnahmen
• Elektronische ärztliche Briefe

Kann ich Dokumente in meine ePA hochladen, ohne die App zu nutzen?

Bitte melden Sie sich für eine Einstellung von analogen Dokumenten in die ePA telefonisch bei der TK.

Stellt die TK Dokumente für mich in die ePA ein?

Nutzen Sie selbst nicht TK-Safe, stellt die TK bis zu zwei mal im Jahr Dokumente für Sie in die ePA ein.

Wichtig: Es bedarf eines besonderen Antrags mit einem Deckblatt. Um das zu erhalten, melden Sie sich bei der TK. Schicken Sie uns keine Dokumente ohne diesen Antrag zu. Wir können diese ohne das Deckblatt nicht in Ihre ePA einstellen.

Beachten Sie ebenfalls, dass wir keine Röntgenbilder im Original sowie keine Inhalte von USB-Sticks, CD-ROM oder anderen Datenträgern in die ePA einstellen können.

Kann ich die Daten und Dokumente in meiner ePA einsehen?

Ja, mit TK-Safe in der TK-App können Sie alle in Ihrer ePA gespeicherten Daten sehen. Sie können auch zusätzliche Dokumente speichern oder vorhandene Dokumente löschen. Mit dem Nutzungsverlauf in den Einstellungen Ihres TK-Safe-Profils sehen Sie außerdem, wer wann und was in Ihrer Akte gemacht hat.

Kann ich die ePA auch ohne Rechner oder Smartphone nutzen?

Die ePA funktioniert ganz ohne Ihr Zutun. Berechtigte Praxen, Apotheken und Kliniken können untereinander Dokumente austauschen. Die Berechtigung erteilen Sie automatisch beim Auslesen der Gesundheitskarte.

Kann ich Dokumente in meine ePA hochladen, ohne die App zu nutzen?

Bitte melden Sie sich für eine Einstellung von analogen Dokumenten in die ePA telefonisch bei der TK.

Kann ich andere Personen in der ePA vertreten oder mich selbst vertreten lassen?

Sie können bis zu fünf vertrauenswürdigen Personen Vertretungsrechte für Ihre elektronische Patientenakte geben. Damit können zum Beispiel erwachsene Kinder die Akten ihrer Eltern verwalten. Es müssen aber keine verwandtschaftlichen Beziehungen bestehen.

Ich nutze die ePA schon. Was muss ich nun tun?

Sie können Ihre bestehende ePA weiterhin nutzen. Damit Ihre Daten erhalten bleiben, müssen Sie sich 2025 einmalig einloggen.

Wie kann ich mit PC, Mac oder Linux auf meine ePA zugreifen?

Wir arbeiten aktuell daran, den Zugriff auf die ePA auch per Desktop-Client zu ermöglichen. Sobald dies möglich ist, informieren wir Sie.

Was brauche ich beim Kontakt mit der Ombudsstelle?

Im Kontakt mit der Ombudsstelle ist eine Authentifizierung notwendig. Halten Sie dafür sowohl in der Kundenberatung als auch telefonisch Ihre Gesundheitskarte bereit.

Kann ich mit der Ombudsstelle einzelne Praxen von der Einsicht in meine ePA ausschließen?

Ja, das ist möglich. Kontaktieren Sie dafür die Ombudsstelle und teilen Sie die entsprechenden Leistungserbringer mit (zum Beispiel ärztliche Praxen oder Apotheken), die Sie von der Einsicht in Ihre ePA ausschließen möchten.

Kann ich mit der Ombudsstelle Praxen für die Einsicht in meine ePA berechtigen?

Nein, das ist nicht möglich. Die Berechtigung erfolgt automatisch, indem Sie Ihre Gesundheitskarte in das Lesegerät der Praxis stecken.

Kann ich die Ombudsstelle bei Problemen mit meiner ePA kontaktieren?

Ja. Unser Servicepersonal ist im Umgang mit der ePA geschult und unterstützt Sie bei der Lösung bestehender Probleme und Fragen rund um die ePA.

Kann ich bei der Ombudsstelle erfragen, wer auf die Daten in meiner ePA zugegriffen hat?

Ja. Die Ombudsstelle ist dafür zuständig, Ihnen diese Protokolldaten über Zugriffe und Aktivitäten in Ihrer ePA auszustellen. Diese werden Ihnen dann per Post oder elektronisch in Ihr TK-Postfach zugestellt.

Wie erreiche ich die Ombudsstelle?

Sie erreichen die Ombudsstelle über unsere Servicenummer 040 - 46 06 62 54 60.

Wie kann ich der Anlage und der Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) widersprechen?

Sollten Sie sich gegen die ePA entscheiden, können Sie der Anlage widersprechen oder eine Löschung beantragen. Ihr Widerruf kann zu jedem Zeitpunkt wieder zurückgenommen werden. In beiden Fällen stehen Ihnen die gleichen Möglichkeiten zur Verfügung.

1. Nutzen Sie unseren Online-Prozess zur Verwaltung Ihrer Widersprüche. Diesen finden Sie unten auf dieser Seite. Voraussetzung ist, dass Sie bei Meine TK registriert sind haben.
2. Sie können Ihren Widerspruch telefonisch, postalisch oder persönlich einreichen. Kontaktieren Sie dafür unser TK-ServiceTeam.

Wichtig: Sobald Sie eine Aktenlöschung beantragen, gehen alle bis dahin gesammelte Informationen unwiderruflich verloren. Auch bei einer Rücknahme des Widerrufes zu einem späteren Zeitpunkt können diese nicht wiederhergestellt werden.

Kann ich meinen Widerspruch zur ePA zurückziehen?

Ja, Sie können Ihren Widerspruch zu jeder Zeit zurückziehen. Zu beachten ist jedoch, dass bei einem Widerspruch alle Daten unwiderruflich gelöscht werden und auch bei der Rücknahme des Widerspruchs nicht wiederhergestellt werden können. Die Neubefüllung der Akte ist dann erst wieder nach Aktenanlage möglich.

Kann ich einzelnen Bestandteilen oder Serviceleistungen der ePA widersprechen?

Ja, das ist möglich. Sie können zum aktuellen Zeitpunkt der automatischen Übertragung aller Kassenleistungen widersprechen und der Übertragung Ihrer E-Rezeptdaten. Das können Sie direkt in TK-Safe erledigen. Sollten Sie TK-Safe nicht nutzen, kontaktieren Sie bitte unsere Ombudsstelle.

Kann ich der Weitergabe meiner Daten zu Forschungszwecken widersprechen?

Sobald die Forschungsdatenspende angeboten wird, können Sie der Weitergabe Ihrer Daten widersprechen. Dafür können Sie TK-Safe nutzen oder sich an die Ombudsstelle der TK wenden.