DSBD-Melde­ver­fah­ren: Initi­al­mel­dung 2025 erneut abgeben

Bereits 2024 sollte das neue Register für Unternehmensbasisdaten mit den entsprechenden Arbeitgeberdaten gefüllt werden: Im Register werden Betriebsnummern, Unternehmensnummern und die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer zusammengeführt. Ziel ist es, Unternehmen von Berichtspflichten zu entlasten, indem Mehrfachmeldungen der Stammdaten an unterschiedliche Register vermieden werden. Grundlage für das Register ist das "Gesetz zur Errichtung und Führung eines Registers über Unternehmensbasisdaten und zur Einführung einer bundeseinheitlichen Wirtschaftsnummer für Unternehmen" (Unternehmensbasisdatenregistergesetz - UBRegG).

Die Bundesagentur für Arbeit versorgt das Register mit der Kopplungsinformation von Unternehmensnummer und Betriebsnummer. Dafür mussten Arbeitgeber im Frühjahr 2024 eine Initialmeldung abgeben, die ihre Unternehmensnummer enthielt. Der Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) wurde dementsprechend um das Feld "Unternehmensnummer" erweitert. 

In den meisten Fällen sollte die Meldung über die Entgeltabrechnungsprogramme über den Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) mit dem Abgabegrund "09" automatisch verschickt werden. Nur wer eine Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal verwendet, musste selbst an die Initialmeldung denken. Im Register wurden die eingehenden Informationen dann miteinander gekoppelt. 

Allerdings fehlen laut BA und Unfallversicherungsträgern mehr als 25 Prozent der erwarteten Koppelungsinformationen. BA und Unfallversicherungsträger vermuten, dass die automatische Abgabe der Initialmeldungen nicht immer funktioniert hat und dass fehlerhafte Meldungen nicht erneut korrigiert abgegeben wurden.

Erneute Initialmeldung ab 1. Januar 2025

Deswegen haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in ihrer Besprechung am 26. Juni 2024 weitere Maßnahmen zur vollständigen Versorgung des Registers beschlossen:

• Alle Arbeitgeber müssen die Initialmeldung ab 1. Januar 2025 bis spätestens zum 31. Mai 2025 erneut abgeben. Die Meldung soll aber möglichst bis zum 31. März 2025 eingehen.
• Die nochmalige Abgabe der Meldung gilt auch für Arbeitgeber, die bereits eine Initialmeldung abgegeben haben. Diese Aufgabe trifft also alle Arbeitgeber.

Bei Lohnabrechnungsprogrammen automatisch, beim SV-Meldeportal nicht

Bei Entgeltabrechnungsprogrammen soll die Abgabe automatisch laufen. Diese setzen die Meldung über das DSBD-Meldeverfahren automatisiert mit dem Abgabegrund "09" ab.

Arbeitgeber, die das SV-Meldeportal verwenden, müssen selbst daran denken: Sie unterliegen ebenfalls der Pflicht, nochmals eine Initialmeldung mit dem Abgabegrund "09" abzugeben.

Wie geht es danach weiter?

Im Juni 2025 bewerten die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung die Ergebnisse der erneuten Initialmeldungen. Wenn sie keine signifikante Verbesserung der Vollständigkeit feststellen, werden sie über weitere Maßnahmen beraten.

Hintergrundwissen: Die Betriebsdatenpflege

Was ist die Wirtschafts-ID?

Im Basisregister gilt außerdem eine "bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer", die ab Herbst 2024 auch unter der Bezeichnung Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) geführt wird.

Grundlage für die W-IdNr. ist neben den gesetzlichen Vorschriften der Abgabenordnung (AO) die Verordnung zur Vergabe steuerlicher Wirtschafts-Identifikationsnummern (Wirtschafts-Identifikationsnummernverordnung - WIdV).

Die W-IdNr. gilt für alle wirtschaftlich Tätigen. Zu ihnen gehören:

• natürliche Personen, die wirtschaftlich tätig sind
• juristische Personen
• Personenvereinigungen

Die W-IdNr. bleibt für die Dauer der gesamten wirtschaftlichen Tätigkeit bestehen und ändert sich nicht. Dies gilt auch bei Änderungen wie Adress- oder Namensänderungen.

Was ist die Unternehmensnummer?

Die Unternehmensnummer (UNRS) wird bei der UV-Jahresmeldung für Meldezeiträume ab 1. Januar 2023 verwendet. Sie setzt sich aus der 12-stelligen Unternehmernummer und einem dreistelligen Unternehmenskennzeichen zusammen. Die UNRS ist also 15-stellig und verbindet die Einträge der Unternehmer mit ihren Unternehmen.

Was ist die Betriebsnummer?

Die Betriebsnummer wird einem Arbeitgeber auf Antrag von der Bundesagentur für Arbeit für einen Betrieb erteilt, in dem er mindestens einen Arbeitnehmer beschäftigt. Sie muss bei allen Meldungen und Beitragsnachweisen angegeben werden.

Was ist der DSBD?

Mit dem Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) melden Arbeitgeber Änderungen von betrieblichen Daten unverzüglich über ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal an die Bundesagentur für Arbeit (vgl. § 18i Abs. 4 SGB IV). Dazu gehört seit dem 1. Januar 2024 auch die jeweilige Unternehmensnummer (vgl. § 18i Abs. 2 SGB IV).