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Nach­träg­liche Korrektur der Entgel­tab­rech­nung: Was Arbeit­geber beachten müssen

Bei der Entgeltabrechnung führen Arbeitgeber für ihre Beschäftigten Sozialversicherungsbeiträge und Steuern ab. Sind dabei nachträgliche Korrekturen nötig, gelten für die beiden Rechtsbereiche unterschiedliche Regelungen.

Arbeitgeber führen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge bei der Entgeltabrechnung an die jeweils zuständigen Stellen ab. Wie sieht es aus, wenn ein Arbeitgeber nachträgliche Korrekturen durchführen möchte?

Sozialversicherung: Frist beachten

Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, fehlende Sozialversicherungsbeiträge nachzuentrichten. Das betrifft sowohl die Arbeitgeber- als auch die Arbeitnehmeranteile. Dabei darf ein unterbliebener Beitragsabzug der Arbeitnehmeranteile nur bei den drei nächsten Entgeltabrechnungen nachgeholt werden.

Steuer: Berichtigung nur bis Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung

Der Arbeitgeber muss die elektronische Lohnsteuerbescheinigung bei Beendigung des Dienstverhältnisses oder nach Ablauf des Kalenderjahres ans Finanzamt übermitteln. Sie muss spätestens bis zum letzten Tag im Februar des folgenden Jahres übermittelt sein.

Der Arbeitgeber ist berechtigt, bei der jeweils nächstfolgenden Lohnzahlung bisher noch nicht erhobene Lohnsteuer nachträglich einzubehalten. 

Nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ist eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs durch den Arbeitgeber grundsätzlich nicht mehr möglich.

Haftungsbefreiende Anzeige beim Finanzamt einreichen

Arbeitgeber müssen Fälle, in denen sie die Lohnsteuer nicht nachträglich einbehalten können, unverzüglich dem Betriebsstättenfinanzamt anzeigen (sogenannte haftungsbefreiende Anzeige im Sinne des § 41c Absatz 4 EStG), damit das Finanzamt die zu wenig erhobene Lohnsteuer vom Arbeitnehmer nachfordern kann.

Wurde zu viel Lohnsteuer einbehalten, kann der Arbeitnehmer sich diese im Rahmen einer Einkommensteuerveranlagung "zurückholen".

Korrektur der Entgeltabrechnung: Beispiel

Dazu ein konkretes Beispiel: Ein Firmen-PKW, den der Arbeitnehmer auch für private Fahrten nutzen darf, wird bei der Entgeltabrechnung mit 350 Euro monatlich berücksichtigt. Bei einer internen Überprüfung vor der Entgeltabrechnung Mai 2024 wird festgestellt, dass für diesen Arbeitnehmer seit Juli 2023 wegen eines Fahrzeugwechsels monatlich 450 Euro als geldwerter Vorteil maßgebend sind.

Sozialversicherungsbeiträge nachberechnen

Die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge ist ab Juli 2023 zu berichtigen. Dabei darf der Arbeitgeber bei der Entgeltabrechnung für Mai 2024 nur noch den unterbliebenen Beitragsabzug für die Monate April, März und Februar 2024 nachholen. Für die Monate davor übernimmt der Arbeitgeber auch die Arbeitnehmeranteile an den Sozialversicherungsbeiträgen.

Lohnsteuerliche Berichtigung

Lohnsteuerlich müssen die Entgeltabrechnungen ab Januar 2024 berichtigt werden. Der Arbeitgeber kann die daraus resultierende höhere Lohnsteuer vom Arbeitslohn des Arbeitnehmers einbehalten.

Ihre bereits an das Finanzamt übermittelte Lohnsteuerbescheinigung für 2023 müssen Sie nur um die steuerpflichtigen Einkünfte des Arbeitnehmers berichtigen. Danach übermitteln Sie die Bescheinigung noch einmal an das Finanzamt.

Der Lohnsteuerabzug darf nicht korrigiert werden. Anstelle des Lohnsteuerabzugs zeigt der Arbeitgeber den unterbliebenen Lohnsteuerabzug für 2023 dem Finanzamt mit einer haftungsbefreienden Anzeige an.

Weitere Informationen: Beitragsberechnung