Max-Planck-Institut für Biologie des Alterns

Wie alles begann

Das Max-Planck-Institut (MPI) für Biologie des Alterns ist 2007 am Standort Köln gegründet worden und eines von über 80 unabhängigen, gemeinnützigen Forschungsinstituten der Max-Planck-Gesellschaft. Die etwa 300 Mitarbeitenden des Instituts widmen sich unter anderem der Frage, wie man nicht nur die Lebenszeit, sondern auch die Zeit des gesunden Lebens verlängern kann. 

Der Impuls zu einem systematischen Aufbau eines BGM kam 2017 aus der obersten Führungsetage der Max-Planck-Gesellschaft. Als das Projekt ins Leben gerufen wurde, konnte das MPI für Biologie des Alterns sofort drei engagierte Mitarbeiterinnen gewinnen, die die Projektleitung übernommen haben und seither kontinuierlich daran arbeiten, das Thema Gesundheit systematisch in die Strukturen und Prozesse der Organisation zu integrieren.  

Hauptziel des Projektes ist eine nachhaltige Stärkung der Gesundheit aller Mitarbeitenden. Damit wollen die BGM-Koordinatorinnen dem Anspruch der Belegschaft gerecht werden, eine gesunde Arbeitsumgebung und Führungskultur zu schaffen und gleichzeitig Einfluss auf das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden zu nehmen. 

An die Arbeit

Die BGM-Koordinatorinnen haben das Projekt Anfang 2018 mit einem Konzept als "Fahrplan" für die nächsten Jahre gestartet, für das sie von der Institutsleitung die Genehmigung erhalten haben. Danach wurde eine weitreichende Umfrage durchgeführt, um den Bedarf der Mitarbeitenden und der Führungskräfte systematisch identifizieren und Maßnahmen daraus ableiten zu können. 

Zusammen mit der TK adressierten die BGM-Koordinatorinnen verschiedene Bedarfe der Mitarbeitenden - immer mit dem Ziel, deren Gesundheit und Wohlbefinden maßgeblich zu fördern und zu erhalten. Dabei kristallisierte sich heraus, dass sich die gesundheitsförderlichen Maßnahmen nicht nur auf die im Institut vorhandenen Verhältnisse konzentrieren sollten, sondern auch auf das Verhalten und Bewusstsein der einzelnen Beschäftigten. 

Aufgrund dieser ersten sowie zwei weiteren institutsinternen Umfragen wurden in Absprache und enger Zusammenarbeit mit der Institutsleitung Arbeitsplatzsituationsanalysen durchgeführt, um Verbesserungspotenziale definieren zu können und die daraus resultierenden Veränderungen nachhalten zu können. Maßnahmen zur Gesundheitsförderung wie Rücken- und Yogakurse, MBSR-Kurse (Mindfulness Based Stress Reduction), gemeinsame Läufe und Fahrradaktionen, Vorträge zu Gesundheitsthemen und Resilienz-Workshops werden seither kontinuierlich und bedarfsgerecht angeboten. 

Angebote zu Coaching und Mediation, sowie ein Programm für die Erste Hilfe bei psychischen Belastungen (Mental Health First Aider) wurden nach und nach am Institut etabliert. 

Neben Angeboten zur mentalen Gesundheit kommt auch das Thema Ergonomie nicht zu kurz. Aus dem BGM-Budget wurden 2020 insgesamt 20 ergonomische Sitzhocker sowie drei höherverstellbare Schreibtischaufsätze zur abwechselnden Benutzung angeschafft. 2019 gab es eine Ergonomie-Begehung durch ausgebildete Fachkräfte sowie einen Workshop für körperlich Mitarbeitende. 2022 wurde ein Fahrrad-Check des ADFC angeboten und auch die Abstellflächen der Fahrräder wurden in 2023 ausgebaut bzw. neu ausgestattet. Jedes Jahr findet ein Gesundheitstag statt, bei dem die Gesundheitspartner Fitness First und TK mit ihren Angeboten und Aktionen tatkräftig unterstützen. 

Im Sinne der Transparenz und Verbesserung der internen Kommunikation erstellten die BGM-Koordinatorinnen einen Bereich für das BGM sowohl auf der Webseite als auch im Intranet des MPI für Biologie des Alterns. Zudem werden Artikel für den Newsletter verfasst, welche in regelmäßigen Abständen institutsintern veröffentlicht werden.  

Um den sozialen Zusammenhalt und die gute Stimmung innerhalb der Belegschaft zu fördern, ist der Sozialraum mit einem Kicker, Büchern und Gesellschaftsspielen ausgestattet worden. Für alle Mitarbeitenden sind ergonomische Bürostühle, eine Tageslichtlampe sowie Aufsätze für den Schreibtisch ausleihbar. Ein Fitnessraum zur freien Benutzung wird voraussichtlich Mitte 2024 fertig ausgebaut und eingerichtet sein. 

In 2023 wurde am MPI für Biologie des Alterns das Work-Life-Portal, eine digitale Plattform von der Techniker Krankenkasse, eingeführt, welches den Mitarbeitenden unter anderem Videos, vielfältige Online-Trainings, Podcasts und Audio-Coachings zur Verfügung stellt.

Steckbrief

Branche: Forschung

Unternehmensgröße: bis 499 Beschäftigte

Standort: Köln, Nordrhein-Westfalen

Fokus:

• Psychosoziale Gesundheit
• Personalführung
• Gesundheitsförderung/-kurse/-tage/-Aktionen

Projektinhalt:

• BGM-Betriebsvereinbarung
• Interne Kommunikation
• Vereinbarkeit von Job & Privatleben
• Gesundheitstage und Kursangebote

• Psychosoziale Beratungsangebote

Laufzeit: 01.04.2022 - 31.03.2026

Vorhang auf

Den BGM-Koordinatorinnen liegen die Themen gesunde Führung und Work-Life-Balance sehr am Herzen. Durch eine unaufdringliche Kommunikation haben sie es geschafft, die Institutsleitung für das Thema Gesundheit zu sensibilisieren. Das direkte Gespräch zwischen Mitarbeitenden und Institutsleitung über die Optimierung von Arbeitsbedingungen oder menschlichem Verhalten, z. B. im Rahmen von Arbeitsplatzsituationsanalysen, ist seit Präsenz des BGMs am MPI für Biologie des Alterns besonders wichtig. Die Institutsleitung stellt die Arbeit und die aktuellen Themen der BGM-Koordinatorinnen bei internen Veranstaltungen vor und der Verwaltungsleiter sowie die Wissenschaftliche Koordinatorin sind als Vertreter des mittleren Managements Mitglieder des BGM-Steuerkreises. Dieser besteht insgesamt aus circa 8 Mitgliedern und trifft sich seit 2018 kontinuierlich zweimal im Jahr. 

Seit Juli 2023 werden die Belange des BGMs in einer Betriebsvereinbarung geregelt, in welcher sich die Bedeutung eines gesundheitsförderlichen Arbeitsumfeldes auch aus Sicht der Institutsleitung widerspiegelt. 

Das allererste Konzept zum BGM wurde in 2019 sowie 2021 durch die BGM-Koordinatorinnen aktualisiert. Somit findet ein stetiger Austausch mit der Institutsleitung über die Projekte im BGM statt. Eine der BGM-Koordinatorinnen gehörte 2020-2022 dem Corona-Krisenteam an, um das Thema Gesundheit dort neben der Institutsleitung und anderen Vertreterinnen und Vertretern zu repräsentieren. Auch die Erkenntnisse wichtiger durchgeführter Umfragen (z. B. zur Gesundheit in der Corona-Pandemie oder zum Thema "Home Office"), werden der Institutsleitung präsentiert. Der Wunsch der Beschäftigten nach einer Fortführung der "Home Office"-Regelung ist anhand dieser Ergebnisse positiv durch die Institutsleitung genehmigt worden. 

Die BGM-Koordinatorinnen kommunizieren regelmäßig das Angebot der Max-Planck-Gesellschaft über eine anonyme psychosoziale Beratung, damit in schwierigen persönlichen Situationen kurzfristige und professionelle Hilfe zur Verfügung steht. Das Angebot ist ebenfalls für die Führungsebene gedacht, damit diese sich in Konfliktfällen oder vor schwierigen Gesprächen an das Therapeutenteam wenden und so zur gesunden Führungskultur beitragen können.

Erfolgsrezept

Der Erfolg des gesamten BGMs hat verschiedene Ursachen. Zum einen ist das Engagement der BGM-Koordinatorinnen sowie des Steuerkreises sehr hoch, zum anderen ist das Interesse an Gesundheitsthemen sowie an einem wertschätzenden und kollegialen Umgang wichtig aus dem Blickwinkel der mittleren Führungsebene. Diese unterstützt durch ihre Teilnahme im BGM-Steuerkreis und trägt die Relevanz des Projektes weiter an die Institutsleitung. Die Institutsleitung ist sich der Bedeutung von zufriedenen und leistungsfähigen Mitarbeitenden äußerst bewusst, sodass sich ihre Offenheit für Gesundheitsthemen in den letzten Jahren deutlich erhöht hat. 

Interview mit Ricarda Zaß und Dr. Daniela Morick

Wieso haben Sie sich für eine Zusammenarbeit mit der TK entschieden?

Die TK bietet eine umfangreiche und professionelle Beratung zum Thema BGM an. Wir danken an dieser Stelle unserem Ansprechpartner, Herrn Markus Klein, für die hervorragende Unterstützung. Seit Jahren arbeiten wir erfolgreich mit der TK zusammen, um neuen Mitarbeitenden die TK als eine der besten Krankenkassen Deutschlands anbieten zu können. Deshalb war für uns von Anfang an klar, dass die TK aufgrund ihrer Professionalität sowie ihrer persönlichen Erreichbarkeit und Nähe als erste Wahl für die Zusammenarbeit in Frage kommt. 

Was haben Sie sich von BGM/BGF erhofft? Was waren Ihre Wünsche und Ziele?

Unser oberster, grundlegender Wunsch war die Unterstützung durch das Institutsmanagement. Ohne diese hätten damals nicht 80 Prozent der Mitarbeitenden die Umfrage beantwortet, denn unsere damalige geschäftsführende Direktorin hat uns bei der Aufforderung und Erinnerung zur Umfrageteilnahme unterstützt. Auch wurde uns immer wieder zugehört, wenn wir der Institutsleitung ein Update unseres BGM-Konzeptes gegeben haben, die Betriebsvereinbarung vorgestellt haben oder die Zustimmung zu Umfragen erbeten haben. Dafür sind wir dankbar und hoffen, dass dies in Zukunft so bleibt.  

Gesundheitliche Verbesserungen, die Akzeptanz des BGMs durch die Mitarbeitenden und höhere Mitarbeitendenzufriedenheit waren genauso unsere Wünsche gewesen, die wir stetig evaluieren, weiterverfolgen und ausbauen.

Wie hat die Belegschaft das Projekt aufgenommen oder mitgestaltet?

Das Interesse an der Gestaltung von gesunden Arbeitsbedingungen zeigt sich durch die Einbringung von eigenen Ideen der Mitarbeitenden sowie an den Teilnahmezahlen bei den Gesundheitsangeboten. 

Was hat Sie positiv überrascht?

Die Annahme durch die Mitarbeitenden sowie die Unterstützung durch das Institutsmanagement. Auf persönlicher Ebene überrascht uns selbst unser Engagement, mit dem wir das Projekt leiten.

Warum würden Sie BGM/BGF weiterempfehlen?

Ein funktionierendes BGM schweißt die Belegschaft eines Unternehmens zusammen. Über einzelne laufende BGM-Teilprojekte kommen wir immer wieder auf einer persönlicheren Ebene mit den Mitarbeitenden ins Gespräch. Falls es zu einem Verlust im wertschätzenden Umgang untereinander kommen sollte oder sich ungesunde Strukturen einschleifen würden, können wir dem aktiv entgegensteuern und auf unser Leitbild zur Gesundheitspolitik verweisen.

Sie haben Fragen?

Ihre Ansprechpartner

Max-Planck-Institut
Dr. Daniela Morick
Tel. 0221 - 37 97 03 04
dmorick@age.mpg.de
age.mpg.de

Ricarda Zaß
Tel. 0221 -  37 97 03 06
rzass@age.mpg.de
age.mpg.de

Dr. Christine Lesch
Tel. 0221-37 97 06 02
clesch@age.mpg.de
age.mpg.de

Die Techniker
Markus Klein
Berater Betriebliches Gesundheitsmanagement
Tel. 040 - 460 65 10 98 12
markus.klein@tk.de